02-05-2024

De som lykkes med Copilot er gode på endringsledelse

Når din bedrift skal i gang med Copilot for Microsoft 365 er det en del ting du bør planlegge først. Tiden er moden for å lære av de virksomhetene som var først ute.

Karen Barlaup og Helge Johansen i Microsoft

I Norge var Atea blant de første som tok i bruk Copilot for M365, gjennom et early adopter-program. Da teknologien etter hvert ble tilgjengeliggjort for alle norske virksomheter, hadde Atea allerede bygget opp en solid erfaring – og kunne veilede sine kunder i prosessen med å bli klar for Copilot for M365.

På samme måte har Microsofts norske organisasjon jobbet med å bygge sine erfaringer, for å kunne veilede partnere og kunder i det nybrottsarbeidet som nå skal gjøres i veldig mange norske virksomheter.

– Dette er helt nytt for mange og verken vi eller våre partnere hadde egentlig mye sammenligningsgrunnlag før vi gikk i gang, sier Karen Barlaup, som leder et team innen Customer Success for Modern Work i Microsoft Norge.

Nå som flere virksomheter er godt i gang, er det på tide å dele noen erfaringer.

Kom i gang raskt med god endringsledelse

Helge Johansen, salgsleder for Modern Work i Microsoft

Helge Johansen, salgsleder for Modern Work i Microsoft

– Noe av det første vi erfarte er at vi må tenke nytt om endringsledelse. Vi er i en veldig tidlig fase av utviklingen av generativ kunstig intelligens (KI) og mye ser helt annerledes ut enn for bare tre måneder siden, sier Helge Johansen, som er salgsleder for Modern Work i Microsoft.

Han mener det er smart å finne noen felles kriterier før du starter utrullingen av Copilot for M365.

– Start med å identifisere team, funksjoner og roller som har fellestrekk. Det er forsterkende å introdusere teknologien til relativt like grupper i organisasjonen, slik at de lettere kan dele erfaringer og lære av hverandre. Finn de grupperingene hvor du tror at Copilot kan gi mest verdi, så øker du sjansen for at det tas i bruk på en god måte og at utrullingen får en god start, sier han.

Begge påpeker at det er spesielt viktig å få med lederne på laget, som fanebærere og mentorer. Prosjektet må være forankret i ledelsen og må knyttes til virksomhetens mål. Det er også viktig å sette noen konkrete nøkkeltall for hva du ønsker å oppnå med Copilot.

– Å få ned responstiden og antall åpne saker hos kundeservice, kan for eksempel være gode mål som er lette å spore og evaluere underveis i prosessen. Her kan hele teamet samarbeide om hvordan de ved hjelp av Copilot kan oppnå disse målene, sier Barlaup.

Felles for de som har lykkes med Copilot så langt, er at de har hatt en helhetlig plan for god endringsledelse. De har lykkes i å få ansatte til å ta i bruk verktøyet som en naturlig del av arbeidsdagen.

– Det handler om å komme i gang og ta teknologien i bruk raskt, og å gi ansatte fortløpende hjelp og støtte til å bruke den på en god måte. Jeg må også understreke viktigheten av å ha et dedikert team i virksomheten, som har ansvar for å drive prosjektet fremover, sier hun.

Copilot er en god grunn til å rydde

Når du ruller ut Copilot for Microsoft 365 i organisasjonen, er det lurt å samarbeide tett med andre nøkkelfunksjoner i virksomheten.

– Kunstig intelligens kan skape en del diskusjoner og usikkerhet. Derfor bør for eksempel personvernansvarlig, IT, juridisk og eventuelt fagforeningen være med fra start, for å trygge ansatte og for å sikre at du har kontroll på det regulatoriske, spesielt med tanke på personvern, sier Johansen.

For å få mest mulig verdi ut av Copilot må du også ha kontroll på dataene dine, og vite hvordan disse brukes av den nye KI-assistenten. Dette krever blant annet at du har god tilgangskontroll.

– Mange vegrer seg litt og er redde for at co-pilotene skal hente frem sensitiv informasjon. Men dette styrer du ved å ha god kontroll på datasikkerhet, tilgangsstyring og ved å vite hva slags data du har, sier han.

Johansen anbefaler å kjøre to parallelle løp for dataforvaltning. Ett for å skape nye rutiner for alt du produserer fra nå av, og ett for å etablere rutiner for å rydde og automatisere sletting av informasjon du ikke lenger trenger.

– Vi er altfor gode til å samle på data vi ikke trenger å ta vare på. Det er dårlig for miljøet og gir deg mindre oversikt. I et Copilot-prosjekt bør du sikre at du tar godt vare på gullet ditt – og gjøre det enkelt for ansatte å rapportere feil eller avvik, sier han.

Du kan være trygg på at du eier dine egne data

Karen Barlaup, leder Customer Success team for Modern Work i Microsoft Norge

Både Barlaup og Johansen opplever at norske virksomheter er tidlig ute med å teste kunstig intelligens. Det ser de også i antall henvendelser de får om Copilot. Mange av henvendelsene handler om sikkerhet.

– De fleste har fått med seg at det er trygt å bruke Microsoft sine programmer, da vi ikke bruker dataene dine til øving av språkmodellene våre. Her er risikoen langt større dersom de ansatte bruker andre KI-tjenester og mater disse med sensitiv bedriftsinformasjon. I Microsoft-universet kan du være helt trygg på at du eier dine egne data, sier Johansen.

Selv bruker han Copilot til å holde seg oppdatert. På toget hjem etter påskeferien spurte han KI-assistenten om hva som var nytt i innboksen og ba om å få de viktigste aksjonspunktene. Da fikk han listet opp de viktigste meldingene og kunne prioritere raskt.

– Vi i Microsoft var jo kunde nummer null og er den virksomheten som har innført Copilot i størst skala. Vi har nok vært gjennom alle barnesykdommene, men etter å ha brukt teknologien en stund ser jeg betydelige effektivitetsgevinster. Jeg kan få Copilot til å svare på e-poster for meg og jeg kan få hjelp til å utforme komplekse dokumenter. Jeg har rett og slett fått en god assistent i arbeidshverdagen min, sier Barlaup.

– Et godt felles rammeverk og forankring i ledelsen og i organisasjonens strategi, samt ivrige interne ambassadører, deling av erfaringer og god opplæring til alle, er nøkkelen for å lykkes med Copilot, legger hun til.

– Og ikke glem at det tar tid å innarbeide den nye vanen med å bruke din nye personlige assistent. Husk å få med lederne når du planlegger opplæring, vi vet at de har dårlig tid, ler hun.

Vil du vite mer om hvordan du kommer i gang bør du lese denne studien fra Microsoft.