I en digitalisert verden blir det stadig viktigere å sørge for bærekraftig produksjon og bruk av IT. Det å etablere bærekraftskrav ved innkjøp av IT-løsninger er det kraftigste verktøyet vi har for å påvirke IT-bransjen i en mer bærekraftig retning.
I denne veiledningen har vi samlet våre beste tips om hvordan man kan etablere krav som både er effektive og overkommelige for organisasjonen din. Veiledningen er basert på vår egen kunnskap om bransjen og behovene kundene våre har – innsikt vi har tilegnet oss takket være posisjonen vår som en uavhengig leverandør.
Veiledningen skal ikke anses som et sett med prinsipper som er hogd i stein, men snarere som en anbefaling, inspirasjon eller plattform å handle ut i fra.
IT-industrien står overfor mange og komplekse utfordringer, og ett enkelt innkjøp løser ikke alle disse utfordringene på en gang. Det din virksomhet derimot kan gjøre, er å etablere krav til bærekraft i innkjøpsprosessene og bidra til å bevege bransjen i riktig retning. Når din virksomhet setter krav er det viktig at dere har tilstrekkelig med ressurser til å følge opp at kravene innfris eller overholdes.
De fleste virksomheter har i dag utarbeidet en bærekraftstrategi med utgangspunkt i FN sine bærekraftmål. Ved innkjøp av nytt IT-utstyr bør det være en rød tråd mellom bærekraftmålene og anskaffelsesstrategien. Innkjøpsavdelingen må samarbeide med bærekraftansvarlig og kartlegge sammen hvordan dere kjøper inn varer og tjenester.
Husk at innkjøpsprosessen kan bidra til at organisasjonen oppnår bærekraftmålene og reduserer de negative innvirkningene på virksomheten og samfunnet rundt.
Juster ambisjonsnivået i tråd med den kunnskapen og ressursene som er tilgjengelige for å følge opp kravene du stiller. Hvis dere mangler disse ressursene eller intern kompetanse, kan dere for eksempel samarbeide med andre organisasjoner som har ekspertkompetanse på området, for eksempel Etisk Handel Norge. Det viktigste er at dere etablerer bærekraftkrav som dere evner å følge opp.
Å stille krav til bærekraft kan oppfattes som komplekst og ressurskrevende arbeid. Hvis du ikke har gjort dette tidligere eller opplever at det er utfordrende å starte, anbefaler vi å starte med disse tre punktene.
1. Valg av produsent
Velg en produsent som er på minimum «Regular Member»-nivå i RBA. RBA-medlemmene forplikter seg til å følge et felles sett med etiske retningslinjer, gjennomføre regelmessig uavhengige revisjoner i forsyningskjedene, bidra aktivt til å korrigere eventuelle avvik og kontinuerlig jobbe med forbedring.
2. Sørg for at returordninger er på plass
Still krav om at leverandøren skal ha en returordning for brukt IT-utstyr som primært har fokus på gjenbruk, og sekundært på gjenvinning. Sett deg mål om 100% gjenbruk.
Trenger du hjelp med å komme i gang?
Les mer om 100%-klubben her.
3. Velg TCO-merkede produkter
TCO-kravene omfatter både sosiale krav (som arbeidstid, miljø og lønnsforhold) samt produktkrav (som energieffektivitet og begrensning av skadelige stoffer). Alle kravene er obligatoriske, og overholdelse av dem kontrolleres før de aktuelle produktene får tildelt merket.
Når din virksomhet fastsetter krav i anskaffelser, er det viktig at du stiller rette krav til de aktørene som faktisk kan etterfølge dem. Det vil være ulike krav til en leverandør som Atea og en produsent som Apple eller Dell. En leverandør vil ha bedre oversikt over leveranse og livssyklusen til produktet, mens en produsent har mer innsikt i produktets utvikling fra mineral til sluttprodukt.
Ha forståelse for at IT-bransjen er svært kompleks, at hvert produkt består av flere tusen komponenter, som begrenser muligheten til påvirkning og sporbarhet både for tilbudsgiver og produsent. Be leverandøren om en beskrivelse av hvordan de jobber med forsyningskjeden. Still krav til at tilbudsgiver må jobbe systematisk for å identifisere og håndtere risikoer. For eksempel ved være medlem av RBA (Responsible Business Alliance).
Inkludér evalueringskriterier på bærekraft, og ikke kun på pris og kvalitet. Husk at den billigste løsningen ikke alltid er den beste. Vi anbefaler at virksomheter fokuserer på behovene som skal dekkes i en anskaffelse, og snakke med leverandøren for å finne beste løsning bærekraftmessig.
For å gjøre det enklere å skille mellom aktørene, bør du velge ut noen spesifikke kriterier som dere ønsker å vektlegge i anskaffelsen. For at kriteriene skal ha en reell effekt, bør bærekraft bli vektet minimum 30%.
Ved å be om dokumentasjon knyttet til både evalueringskriterier og obligatoriske krav, gjør du det enklere å filtrere bort mindre seriøse aktører og redusere risikoen for at kravene ikke blir oppfylt på et senere tidspunkt.
Det er helt essensielt at virksomheten er i stand til å systematisk følge opp at leverandørene og produsentene etterlever på de kravene som er stilt. Krav som ikke følges opp i løpet av kontraktsperioden, risikerer å bli stående som tomme ord. Hvis du ikke har kapasitet til å følge opp, basér deg på nybegynnerpunktene eller jobb sammen med eksterne aktører.
En leverandør har ikke den samme påvirkningskraften i forsyningskjeden som en produsent eller merkevareeier, men kan likevel ha en positiv innvirkning gjennom å samle kundenes bærekraftkrav og sende dem videre bakover i kjeden. Når kundenes forbrukeratferd endrer seg, må produsentene tilpasse seg behovet. Leverandørene må jobbe systematisk med å overvåke forsyningskjeden, identifisere risikoer og aktivt jobber for å unngå og redusere avvik til et minimum. Leverandørene kan og bør også involvere seg aktivt i bransjens bærekraftarbeid for å skape positiv endring.
Den vanligste standarden for rapportering av klimautslipp er GHG-protokollen (Greenhouse Gas Protocol). Denne deler utslippene inn i tre kategorier med vekt på utslippskilden:
95% av fotavtrykket til en IT-enhet kan spores tilbake til produksjonen. Dermed er det viktigste du kan gjøre for klimaet og dine egne miljømål å sikre at IT-utstyret tas inn til retur når du er ferdig med å bruke det. Utstyret bør først og fremst gjenbrukes av en ekstern tredjepart eller i egen virksomhet, for så å bli resirkulert når det ikke kan brukes lengre.
En merkevareeier har større innflytelse over de faktiske forholdene under produksjonsfasen, da de ofte befinner seg lenger tilbake i forsyningskjeden enn leverandørene, og i enkelte tilfeller eier sine egne fabrikker. Krav knyttet til produksjon og sosiale forhold bør derfor med fordel rettes mot dette nivået, og ikke leverandøren. Kravene bør være knyttet til forpliktelsene produsenten/merkevareeieren har påtatt seg når det gjelder bærekraft, styringssystemer og transparens i bærekraftrapporteringen. Tips! Som en del av anskaffelsesdialogen kan du be produsentene om å vise deg eksempler på hvilken praksis de følger i forbindelse med saker som er viktige for deg.
Mye av det vi gjør, er basert på etablerte vaner og tankemønstre. For å kunne oppnå reell endring, er det imidlertid viktig å våge å skifte fokus og tørre å tenke nytt. Bærekraftig IT handler om å bruke eksisterende ressurser så effektivt som mulig. Derfor lønner det seg å utfordre og stille spørsmål ved prosessene rundt IT-innkjøp.
Fordelene ved IT kommer ikke av å eie selve utstyret, men snarere av å bruke det. Tidligere måtte alle virksomheter kjøpe egne lokale servere som måtte anskaffes med betydelig større lagringskapasitet enn daværende behov, mens i dag ser vi et skifte over til skylagring der kunden kun betaler for kapasiteten de bruker. Kan vi tenke slik om annet IT-utstyr også?
Leasing av utstyr gir både betydelige bærekraftfordeler, ikke minst gjennom etablerte returprosesser,
men også økonomiske fordeler idet man kjøper en ferdig prosess der du kan optimalisere bruken, ha full kontroll over utstyret og kun betale for det du faktisk bruker.
Kjøpesummen gjenspeiler ikke den faktiske kostnaden for et produkt. For å få et mer nøyaktig bilde kan det være verdifullt å inkludere parametere som totalkostnader og livssykluskostnader i anskaffelsesprosessen. Hva vil kostnaden være for et produkt som er kjøpt, brukt i en kort periode og deretter kassert – sammenlignet med et som kan repareres, oppgraderes og er kompatibelt med flere deler?
Hvordan kan leverandørene dine hjelpe deg med å nå målene du har fastsatt, både med tanke på budsjett og bærekraft? Hva er de beste løsningene som er skreddersydd til dine behov? Utfordre leverandørene til å tenke utenfor boksen.
Selv om det største karbonutslippet kommer fra selve produksjonen, så kan du som innkjøper fortsatt bidra til å reduser klimaavtrykket ved å tenke bærekraft i leveranse og transport. Velg leverandører som aktivt arbeider med å utfase fossilt drivstoff og optimalisering av transporten. En dags-leveranser er for eksempel en av de mest miljøfiendtlige transportmetoden. Samlevering med komplette pakkeløsninger for leveranse og retur, samt mulighet for miljøtransport av av-emballerte varer i bur – det gjør en stor forskjell for miljø.
Miljøkrav til transportører kan deles inn i to kategorier:
Atea Sustainability Focus (ASF)
Du som IT-kjøper har mer påvirkningsmakt enn du tror. Vi i Atea har etablert Atea Sustainability Focus (ASF) for å bidra til endring i den globale IT bransjen. Formålet er blant annet å identifisere de mest presserende bærekraftspørsmålene for bransjen, men også skape forståelse for hvordan vi best kan jobbe sammen for å styrke forutsetningene for mer bærekraftig IT.
ASF-undersøkelsen
Uavhengig av om du er kunde hos Atea eller ikke kan du få din stemme hørt ved å delta på den årlige undersøkelsen til ASF. Disse svarene samles i en rapport med en anbefaling med relevante tiltak, på vegne av de nordiske innkjøperne til Responsible Business Alliance (RBA). Dette vil også forenkle ditt eget arbeid med å formulere og følge opp relevante og effektive krav.