I en digitalisert verden blir det stadig viktigere å sørge for bærekraftig produksjon og bruk av IT. Det å etablere bærekraftskrav ved innkjøp av IT-løsninger er det kraftigste verktøyet vi har for å påvirke IT-bransjen i en mer bærekraftig retning. I denne veiledningen har vi samlet våre beste tips om hvordan man kan etablere krav som både er effektive og overkommelige for organisasjonen din. Veiledningen er basert på vår egen kunnskap om bransjen og behovene kundene våre har – innsikt vi har tilegnet oss takket være posisjonen vår som en uavhengig leverandør. Veiledningen skal ikke anses som et sett med prinsipper som er hogd i stein, men snarere som en anbefaling, inspirasjon eller plattform å handle ut i fra.
IT-industrien står overfor mange og komplekse utfordringer, og ett enkelt innkjøp verken kan eller skal gi seg i kast med alle på én gang. Bærekraftskrav som er etablert «fordi det er noe man burde ha» eller uten å ta hensyn til omstendighetene som gjelder for produktkategorien, kommer ikke til å bidra til at man oppnår det endelige målet: økt bærekraft. Det samme gjelder hvis organisasjonen din ikke er godt nok i stand til å ettergå at kravene innfris eller overholdes. Derfor bør du starte med å stille deg selv noen grunnleggende spørsmål:
Hva er det du ønsker å oppnå?
Tenk over hva som er de viktigste drivkreftene bak ønsket om å etablere bærekraftskrav, og hva de største risikoene for organisasjonen din kan være. Kanskje er det særlig relevant for deg å fokusere på rettferdige arbeidsforhold? Eller har du ambisiøse mål om å redusere utslippet av klimagasser?
Tenk over hvordan måten du kjøper inn IT på, kan bidra til at organisasjonen oppnår bærekraftsmålene den har fastsatt og reduserer de negative innvirkningene på virksomheten.
Hva er et rimelig nivå å legge seg på?
Juster ambisjonsnivået i tråd med kunnskapen og ressursene som er tilgjengelige for å følge opp kravene du stiller. Mangel på ressurser eller intern kompetanse betyr imidlertid ikke at du bør avstå fra å etablere bærekraftskrav, men kan være førende for hvordan du velger å formulere dem (se «Tre gode ting» nederst).
Hvilke problemstillinger er mest presserende for IT-bransjen?
Selv om mange av de viktigste bærekraftsaspektene er felles for de fleste, er hver bransje unik. Kravene du stiller ved IT-innkjøp bør derfor utarbeides i henhold til utfordringene som er mest relevante for IT-bransjen og løsningene du ønsker å kjøpe. Gjennom dialog med leverandørene kan du tilegne deg en større forståelse av hvilke ting som vil være viktig å prioritere ved de enkelte anskaffelsene.
Før vi går dypere inn i materien, vil vi gi deg noen tips til hvordan du kan legge et solid grunnlag for å få den effekten du ønsker.
Still de riktige kravene til de riktige partene
Skill mellom de ulike kravene du stiller til leverandøren (f.eks. Atea), produsent/merkevareeier (f.eks. Apple, Dell) og spesifikke produkter (se delen «Eksempler»).
Be om bevis før du tar en beslutning
Be om dokumentasjon knyttet til både evalueringskriterier og obligatoriske krav. Dette vil gjøre det enklere å filtrere bort mindre seriøse aktører og redusere risikoen for at kravene ikke blir oppfylt på et senere tidspunkt.
Unngå kategoriske formuleringer
Unngå å formulere krav av typen ’tilbudsgiver må garantere full overholdelse av bærekraftskravene i alle ledd av forsyningskjeden’, ettersom dette i praksis er umulig. IT-bransjen opererer i en målestokk og med en kompleksitet som begrenser muligheten til påvirkning og sporbarhet både for tilbudsgiver og produsent. Det du derimot kan kreve, og også følge opp, er at leverandører og produsenter jobber systematisk for å identifisere og håndtere risikoene.
Bruk evalueringskriterier
Hvis du vil evaluere hvor langt de ulike aktørene har kommet i bærekraftsarbeidet, og gi deg selv muligheten til å belønne produsenter og leverandører som ligger i forkant av dette arbeidet, kan du benytte deg av evalueringskriterier som er knyttet til prisreduksjoner. Dermed bidrar du til å bevege hele bransjen fremover idet andre aktører også får økt insentiv til å styrke bærekraftsinnsatsen.
Våg å ta et valg!
For best mulige resultater og størst mulig effekt bør du velge ut de evalueringskriteriene som er viktigst for deg, og der du kan stille strenge krav. Ellers er det en risiko for at man ser at alle tilbudsgiverne har sine sterke sider, som gjør det vanskelig for deg som kjøper å finne ut hvilken av dem som opererer mest i tråd med dine verdier.
Følg opp!
Det er viktig at man er i stand til å følge opp leverandørenes og produsentenes bærekraftsarbeid løpende og på en systematisk måte. Krav som ikke følges opp i løpet av kontraktsperioden, risikerer å bli stående som tomme ord – som igjen svekker den reelle muligheten du har til å påvirke bærekraftsinnsatsen i bransjen.
Rundt 95 % av alle bærekraftskrav i dag er relativt likeartede, men det er de resterende fem prosentene som krever mest tid og ressurser, ettersom de krever individuelle justeringer både når det gjelder rapportering og overvåking. En harmonisering av disse kravene vil gjøre ting lettere for både kjøpere og produsenter, samtidig som det retter fokus mot utfordringene som er viktigst å løse. Derfor bør man bestrebe seg på å utarbeide de grunnleggende kravene i samsvar med eksisterende rammeverk og retningslinjer, for eksempel FNs Global Compact og ILOs kjernekonvensjoner, OECDs veileder for aktsomhetsvurderinger knyttet til ansvarlige leverandørkjeder for konfliktmineraler, RBAs etiske retningslinjer (se nedenfor), GHG-protokollen for rapportering av klimagassutslipp samt etablerte bærekraftsrelaterte merkeordninger som TCO Certified.
Vil du stille enda strengere krav enn som så? Benytt deg av evalueringskriterier.
En leverandør har ikke den samme påvirkningskraften i forsyningskjeden som en produsent eller merkevareeier har, men kan likevel ha en positiv innvirkning gjennom å samle kundenes bærekraftskrav og sende dem videre bakover i kjeden.
Det leverandørene kan og bør gjøre, er å jobbe systematisk med å overvåke forsyningskjeden, identifisere risikoer og aktivt bestrebe seg på å unngå og redusere avvik til et minimum. Leverandørene kan også involvere seg aktivt i bransjens bærekraftsarbeid for å skape positiv endring.
Be leverandøren om
Gjennom å be om følgende kan du etablere et solid grunnlag og sikre at leverandøren har en systematisk tilnærming til bærekraft:
🍀Leverandøren skal ha etiske retningslinjer som også er gjeldende for forsyningskjeden, og som er basert på – og henviser til – internasjonale standarder som f.eks. de åtte ILO-kjernekonvensjonene og prinsippene i FNs Global Compact.
🍀Leverandøren skal ha en prosess for oppfølging av leverandørene sine, herunder etablerte rutiner for avvikshåndtering. Dette kan for eksempel dokumenteres i en bærekraftrapport.
🍀Leverandøren skal ha interne atferdsregler for etisk og profesjonell opptreden i samarbeidet med kunder, partnere og investorer. En del av dette kan for eksempel være at leverandøren aktivt jobber for å bekjempe korrupsjon, eller opererer i samsvar med ISO 37001.
🍀Leverandøren skal ha utpekt en egen bærekraftsansvarlig.
🍀Leverandøren har etablert kvalitets- og miljøstyringssystemer i samsvar med ISO 9001 og 14001.
🍀Leverandøren publiserer offentlig tilgjengelige bærekraftrapporter, som også som et minimum omfatter scope 1 og 2 (se faktaboks).
🍀Leverandøren har en returprosess for IT-utstyr som er sikker og adekvat i et miljøperspektiv, og som omfatter feedbackrapporter. Dette kan underbygges med miljøsertifikater, retningslinjer og rutinebeskrivelser, samt gjennom eksempelrapporter (se faktaboks).
Belønn leverandøren
Hvis du vil belønne leverandører som er i forkant av bærekraftsarbeidet (for eksempel basert på evalueringskriterier), kan du stille krav om følgende:
🍀at leverandøren er aktivt involvert i bransjeinitiativer med sikte på å samarbeide om bærekraftsspørsmål og utveksle informasjon og kunnskap for å gi bransjen som helhet et løft
🍀at leverandørens bærekraftsarbeid evalueres og sertifiseres av en uavhengig tredjepart, for eksempel EcoVadis
🍀at leverandørens returprosesser sikrer at maskinvaren først og fremst gjenbrukes, og sekundært resirkuleres (se faktaboks)
🍀at leverandørens klimarapport også omfatter scope 3 (se faktaboks).
Faktaboks
Klimarapportering
Den vanligste standarden for rapportering av klimautslipp er GHG-protokollen (Greenhouse Gas Protocol). Denne deler utslippene inn i tre kategorier med vekt på utslippskilden:
Scope 1
Utslipp fra kilder som eies eller er under direkte kontroll av organisasjonen. Et eksempel på dette kan være bedriftseide kjøretøy.
Scope 2
Utslipp fra energi kjøpt av organisasjonen, som elektrisitet, fjernvarme og fjernkjøling.
Scope 3
Utslipp fra kilder som ikke er direkte under organisasjonens kontroll, men som likevel er en del av virksomheten, for eksempel forretningsreiser og innkjøp.
Sørg for en bærekraftig livssyklusstrategi!
50 millioner tonn elektronisk avfall genereres årlig på verdensbasis, og Norge topper listen over landene som genererer mest avfall. Elektronisk avfall er den raskest voksende avfallskategorien, og er også den mest skadelige for klimaet. For å kutte avfallsmengdene og redusere klimaavtrykket fra IT-innkjøp, bør man gjøre følgende (i prioritert rekkefølge):
🍀Bruk utstyret lengre.
🍀Sørg for at det kan brukes på nytt av en annen bruker etterpå.
🍀Sørg for at materialet resirkuleres når utstyret ikke lenger kan brukes.
Det å sikre en bærekraftig livssyklusstrategi der IT-utstyret tas inn til retur når du er ferdig med å bruke det, er derfor et av de viktigste tiltakene du kan gjøre for klimaet og miljøet – og for at du skal kunne nå dine egne klimamål.
Merkevareeiere har større innflytelse over de faktiske forholdene under produksjonsfasen, da de ofte befinner seg lenger tilbake i forsyningskjeden enn leverandørene, og i enkelte tilfeller eier sine egne fabrikker eller kjøper direkte fra produsenter.
Krav knyttet til produksjon og sosiale forhold bør derfor med fordel rettes mot dette nivået, og ikke leverandøren. Kravene bør være knyttet til forpliktelsene produsenten/merkevareeieren har påtatt seg når det gjelder bærekraft, styringssystemer og transparens i bærekraftrapporteringen. Dette kan for eksempel underbygges gjennom medlemskap i RBA (Responsible Business Alliance) på «Regular Member»-nivå.
Tips! Som en del av anskaffelsesdialogen kan du be produsentene om å vise deg eksempler på hvilken praksis de følger i forbindelse med saker som er viktige for deg.
Dette innebærer at produsenten:
🍀gjennomfører risikovurderinger av produksjonsanlegg, både dem som er eid av produsenten og dem som er eid av underleverandører
🍀sørger for å få utført revisjoner av uavhengige tredjeparter på anlegg der man har identifisert potensielle eller faktiske problemer, og at eventuelle avvik som avdekkes, håndteres i samsvar med RBAs standarder
🍀har forpliktet seg til å følge RBAs etiske retningslinjer, som er i samsvar med felles krav til offentlige anskaffelser
Produsenter som ikke er medlem av RBS, kan innfri disse kravene ved å sende inn støttedokumenter som dokumenterer tilsvarende måter å arbeide på.
Du bør sikre at produsenten har:
🍀forpliktet seg offentlig til å fremme bærekraft, og har etablert styringssystemer for å implementere retningslinjer, utføre revisjoner samt identifisere og håndtere risikoer på en systematisk måte
🍀transparent rapportering (for eksempel at produsenten offentliggjør bærekraftsrapporter som omfatter scope 1- og scope 2-klimaberegninger) og revisjonsresultater på aggregert nivå
🍀offentliggjorte retningslinjer knyttet til konfliktmineraler, og at de arbeider i samsvar med OECDs veileder for aktsomhetsvurderinger knyttet til ansvarlige leverandørkjeder for konfliktmineraler (denne forpliktelsen inngår i RBA-medlemskapet)
Belønn produsenten
Hvis du vil belønne produsenter som er i forkant av bærekraftsarbeidet (for eksempel gjennom evalueringskriterier), kan du stille krav om følgende, avhengig av hva som er de viktigste prioriteringsområdene for organisasjonen din:
🍀at produsentens klimarapportering også inneholder scope 3 (se faktaboksen over)
🍀at produsenten har truffet tiltak for å styrke arbeidernes rett til medvirkning, det vil si at de skal få sin stemme hørt («workers’ voice»)
🍀at produsenter engasjerer seg i lokale kapasitetsbyggende tiltak, for eksempel gjennom å støtte lokale initiativer og øke tilførselen av mineraler som er utvunnet på en bærekraftig måte i Den demokratiske republikken Kongo
🍀at produsenten har truffet tiltak for å fremme bransjeoverskridende samarbeid eller gjøre teknologi tilgjengelig, og/eller data som driver bærekraftsinnsatsen i bransjen fremover
Når du fastsetter bærekraftskrav for spesifikke produkter, skal disse ta for seg produktets egenskaper og bruk, for eksempel strømforbruk, batterikapasitet, tilgang til reservedeler, kjemisk innhold, emballasje mv. For krav knyttet til produksjon og sosiale forhold i forsyningskjeden anbefales det ikke å anvende dem på selve produktet, men snarere å rette dem mot produsenten.
Dette er fordi produksjonsanlegg produserer svært store produktvolumer, og fordi forsyningskjedene er av svært dynamisk art, noe som krever en uforholdsmessig innsats for sporing av enkeltstående produktenheter.
Arbeidet bør utføres på et høyere og mer systematisk nivå. Den beste måten å etablere bærekraftskrav på på produktnivå er å stille krav om en eller annen form for bærekraftsmerking – se ruten nedenfor. Det kan være nyttig å merke seg at TCO-sertifiseringen også omfatter flere sosiale krav.
Der det er mulig, kan det å kreve at produkter transporteres med tog fra fabrikken med ukentlige leveranser fra leverandøren, bidra til å redusere klimaavtrykket forbundet med transport. Det krever bare at man evner å planlegge litt i forveien!
Bærekraftsmerking hjelper deg å finne produkter som produseres med ekstra hensyn til miljøet og/eller sosiale forhold.
🍀Produkter med bærekraftsmerking skal oppfylle spesifikke miljømessige og/eller sosiale krav som ofte er strengere enn de juridiske kravene som er gjeldende.
🍀En uavhengig aktør bestemmer hvilke krav produktene skal oppfylle for å bli merket. For visse merkeordninger kontrolleres overholdelse av kravene også gjennom akkrediterte tredjepartsrevisjoner.
🍀De vanligste merkeordningene for bærekraft er TCO Certified og Epeat. Begge disse ordningene har omfattende sosiale krav og miljøkrav, men varierer noe i metodikk. Når det gjelder Epeat, må produktet være Epeat-registrert i landet der produktet selges for at merket skal være gyldig.
Tilgjengeligheten av bærekraftsmerkede produkter varierer for ulike produktkategorier. Derfor anbefaler vi at du undersøker hvilke merkeordninger som passer for dine behov og prioriteringer før du går i gang med anskaffelser.
Mye av det vi gjør, er basert på vane og etablerte tenkemåter. For å kunne oppnå reell endring, er det imidlertid viktig å våge å skifte fokus og utfordre oss selv:
Bærekraftig IT handler om å bruke eksisterende ressurser så effektivt som mulig. Derfor lønner det seg å utfordre og stille spørsmål ved prosessene rundt IT-innkjøp. Fokuser på funksjon fremfor produkt. Fordelene ved IT kommer ikke av å eie selve utstyret, men snarere av å bruke det. For eksempel kan leasing av utstyr gi betydelige bærekraftfordeler, ikke minst gjennom etablerte returprosesser, men også økonomiske fordeler idet man kjøper en ferdig prosess der du kan optimalisere bruken, ha full kontroll over utstyret og kun betale for det du faktisk bruker.
Kjøpesummen gjenspeiler ikke alltid den faktiske kostnaden for et produkt. For å få et mer nøyaktig bilde kan det være verdifullt å inkludere parametere som totalkostnader og livssykluskostnader i anskaffelsesprosessen. Hva vil kostnaden være for et produkt som er kjøpt, brukt i en kort periode og deretter kassert – sammenlignet med et som kan repareres, oppgraderes og er kompatibelt med flere deler?
Hvordan kan leverandørene dine hjelpe deg å nå målene du har fastsatt, både med tanke på budsjett og bærekraft? Hva er de beste løsningene som er skreddersydd til dine behov? Utfordre leverandørene til å tenke utenfor boksen.
Å stille krav til bærekraft kan oppfattes som komplekst og ressurskrevende arbeid. Ved å fokusere på tre ting kan du legge et solid grunnlag for bærekraftig bruk av IT, uten at du trenger omfattende kunnskaper og tidkrevende oppfølging.
1. Velg en produsent som er på minimum «Regular Member»-nivå i RBA
RBA-medlemmene forplikter seg til å følge et felles sett med etiske retningslinjer, regelmessig gjennomføre uavhengige revisjoner i forsyningskjedene sine og aktivt bidra til å korrigere eventuelle avvik. De forplikter seg også til å jobbe kontinuerlig med å forbedre seg.
2. Sørg for at returordninger er på plass
Still krav om at leverandøren skal ha en returordning for brukt IT-utstyr som primært har fokus på gjenbruk, og sekundært på gjenvinning.
3. Velg TCO-merkede produkter (der det er mulig)
TCO stiller omfattende bærekraftskrav gjennom hele produktets livssyklus. Kravene omfatter både sosiale krav (som arbeidstid, arbeidsmiljø og lønnsforhold i fabrikker) samt produktkrav (som energieffektivitet og begrensning av skadelige stoffer). Den nyeste versjonen, generasjon 8, inneholder også flere krav knyttet til det å forlenge produktenes levetid. Alle kravene er obligatoriske, og overholdelse av dem kontrolleres før de aktuelle produktene får tildelt merket. Derfor trenger du ikke å ha kompetanse innenfor disse områdene eller bruke ressurser til oppfølging.
DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring) er statens fagorgan for offentlige anskaffelser. DFØ har både konkrete verktøy som inkluderer forslag til formuleringer som kan brukes i anbud – som kriterieveiviseren – og gode råd for hvordan dere kan ta bærekraft inn i anskaffelsesprosesser tilknyttet IT. Vi i Atea stiller oss bak DFØs anbefalinger og oppfordrer alle oppdragsgivere å inkludere og vekte bærekraft i sine innkjøp.
