Våre beste tips for innkjøp av IT-utstyr
I en digitalisert verden blir det stadig viktigere å sørge for bærekraftig produksjon og bruk av IT. Det å etablere bærekraftskrav ved innkjøp av IT-løsninger er det kraftigste verktøyet vi har for å påvirke IT-bransjen i en mer bærekraftig retning.
I denne veiledningen har vi samlet våre beste tips om hvordan man kan etablere krav som både er effektive og overkommelige for organisasjonen din. Veiledningen er basert på vår egen kunnskap om bransjen og behovene kundene våre har – innsikt vi har tilegnet oss takket være posisjonen vår som en uavhengig leverandør.
Veiledningen skal ikke anses som et sett med prinsipper som er hogd i stein, men snarere som en anbefaling, inspirasjon eller plattform å handle ut i fra.
Slik legger du grunnlaget
IT-industrien står overfor mange og komplekse utfordringer, og ett enkelt innkjøp løser ikke alle disse utfordringene på en gang. Det din virksomhet derimot kan gjøre, er å etablere krav til bærekraft i innkjøpsprosessene og bidra til å bevege bransjen i riktig retning. Når din virksomhet setter krav er det viktig at dere har tilstrekkelig med ressurser til å følge opp at kravene innfris eller overholdes.
Hva er det du ønsker å oppnå?
De fleste virksomheter har i dag utarbeidet en bærekraftstrategi med utgangspunkt i FN sine bærekraftmål. Ved innkjøp av nytt IT-utstyr bør det være en rød tråd mellom bærekraftmålene og anskaffelsesstrategien. Innkjøpsavdelingen må samarbeide med bærekraftansvarlig og kartlegge sammen hvordan dere kjøper inn varer og tjenester.
Husk at innkjøpsprosessen kan bidra til at organisasjonen oppnår bærekraftmålene og reduserer de negative innvirkningene på virksomheten og samfunnet rundt.
Hvor ambisiøs bør du være?
Juster ambisjonsnivået i tråd med den kunnskapen og ressursene som er tilgjengelige for å følge opp kravene du stiller. Hvis dere mangler disse ressursene eller intern kompetanse, kan dere for eksempel samarbeide med andre organisasjoner som har ekspertkompetanse på området, for eksempel Etisk Handel Norge. Det viktigste er at dere etablerer bærekraftkrav som dere evner å følge opp.
Bærekraftig innkjøp for nybegynnere
Å stille krav til bærekraft kan oppfattes som komplekst og ressurskrevende arbeid. Hvis du ikke har gjort dette tidligere eller opplever at det er utfordrende å starte, anbefaler vi å starte med disse tre punktene.
1. Valg av produsent
Velg en produsent som er på minimum «Regular Member»-nivå i RBA. RBA-medlemmene forplikter seg til å følge et felles sett med etiske retningslinjer, gjennomføre regelmessig uavhengige revisjoner i forsyningskjedene, bidra aktivt til å korrigere eventuelle avvik og kontinuerlig jobbe med forbedring.
2. Sørg for at returordninger er på plass
Still krav om at leverandøren skal ha en returordning for brukt IT-utstyr som primært har fokus på gjenbruk, og sekundært på gjenvinning. Sett deg mål om 100% gjenbruk.
Trenger du hjelp med å komme i gang?
Les mer om 100%-klubben her.
3. Velg TCO-merkede produkter
TCO-kravene omfatter både sosiale krav (som arbeidstid, miljø og lønnsforhold) samt produktkrav (som energieffektivitet og begrensning av skadelige stoffer). Alle kravene er obligatoriske, og overholdelse av dem kontrolleres før de aktuelle produktene får tildelt merket.
Bærekraftig innkjøp for viderekommende
Still riktige krav til riktig aktør
Når din virksomhet fastsetter krav i anskaffelser, er det viktig at du stiller rette krav til de aktørene som faktisk kan etterfølge dem. Det vil være ulike krav til en leverandør som Atea og en produsent som Apple eller Dell. En leverandør vil ha bedre oversikt over leveranse og livssyklusen til produktet, mens en produsent har mer innsikt i produktets utvikling fra mineral til sluttprodukt.
Unngå kategoriske formuleringer
Ha forståelse for at IT-bransjen er svært kompleks, at hvert produkt består av flere tusen komponenter, som begrenser muligheten til påvirkning og sporbarhet både for tilbudsgiver og produsent. Be leverandøren om en beskrivelse av hvordan de jobber med forsyningskjeden. Still krav til at tilbudsgiver må jobbe systematisk for å identifisere og håndtere risikoer. For eksempel ved være medlem av RBA (Responsible Business Alliance).
Bærekraft som evalueringskriteria
Inkludér evalueringskriterier på bærekraft, og ikke kun på pris og kvalitet. Husk at den billigste løsningen ikke alltid er den beste. Vi anbefaler at virksomheter fokuserer på behovene som skal dekkes i en anskaffelse, og snakke med leverandøren for å finne beste løsning bærekraftmessig.
For å gjøre det enklere å skille mellom aktørene, bør du velge ut noen spesifikke kriterier som dere ønsker å vektlegge i anskaffelsen. For at kriteriene skal ha en reell effekt, bør bærekraft bli vektet minimum 30%.
Be om bevis før beslutning
Ved å be om dokumentasjon knyttet til både evalueringskriterier og obligatoriske krav, gjør du det enklere å filtrere bort mindre seriøse aktører og redusere risikoen for at kravene ikke blir oppfylt på et senere tidspunkt.
Følg opp!
Det er helt essensielt at virksomheten er i stand til å systematisk følge opp at leverandørene og produsentene etterlever på de kravene som er stilt. Krav som ikke følges opp i løpet av kontraktsperioden, risikerer å bli stående som tomme ord. Hvis du ikke har kapasitet til å følge opp, basér deg på nybegynnerpunktene eller jobb sammen med eksterne aktører.
Krav til leverandøren
En leverandør har ikke den samme påvirkningskraften i forsyningskjeden som en produsent eller merkevareeier, men kan likevel ha en positiv innvirkning gjennom å samle kundenes bærekraftkrav og sende dem videre bakover i kjeden. Når kundenes forbrukeratferd endrer seg, må produsentene tilpasse seg behovet. Leverandørene må jobbe systematisk med å overvåke forsyningskjeden, identifisere risikoer og aktivt jobber for å unngå og redusere avvik til et minimum. Leverandørene kan og bør også involvere seg aktivt i bransjens bærekraftarbeid for å skape positiv endring.
Leverandøren bør ha tatt stilling til følgende krav:
- Etiske retningslinjer i henhold til internasjonale standarder som f.eks. de åtte ILO-kjernekonvensjonene og prinsippene i UNs Global Compact
- En prosess for oppfølging av leverandørene sine, herunder etablerte rutiner for avvikshåndtering. Dette kan for eksempel dokumenteres i en bærekraftrapport
- En returprosess for IT-utstyr som er sikker og adekvat i et miljø- og IT-sikkerhetsperspektiv
- En egen bærekraftsansvarlig
- Jobbe aktivt for å bekjempe korrupsjon, eller opererer i samsvar med ISO 37001
- Etablerte kvalitets- og miljøstyringssystemer i samsvar med ISO 9001 og 14001
- Publisere offentlig tilgjengelige klimaregnskap, som minimum omfatter scope 1 og 2 (se klimarapportering)
Leverandører som er i forkant av bærekraftsarbeidet:
- Aktivt involvert i bransjeinitiativer og en pådriver for transparens utveksling av informasjon og kunnskap
- Bærekraftarbeidet evalueres og sertifiseres av en uavhengig tredjepart. For eksempel EcoVadis.
- Returprosesser som sikrer at maskinvaren først og fremst gjenbrukes, og sekundært resirkuleres (se klimarapportering)
- Klimarapport som omfatter scope 3 (se klimarapportering)
Klimarapportering:
Den vanligste standarden for rapportering av klimautslipp er GHG-protokollen (Greenhouse Gas Protocol). Denne deler utslippene inn i tre kategorier med vekt på utslippskilden:
- Scope 1: Utslipp fra kilder som eies eller er under direkte kontroll av organisasjonen. For eksempel bedriftseide kjøretøy.
- Scope 2: Utslipp fra energi kjøpt av organisasjonen, som elektrisitet, fjernvarme og fjernkjøling.
- Scope 3: Utslipp fra leverandørens verdikjede, for eksempel innkjøpte varer og tjenester.
Sørg for en bærekraftig livssyklusstrategi
95% av fotavtrykket til en IT-enhet kan spores tilbake til produksjonen. Dermed er det viktigste du kan gjøre for klimaet og dine egne miljømål å sikre at IT-utstyret tas inn til retur når du er ferdig med å bruke det. Utstyret bør først og fremst gjenbrukes av en ekstern tredjepart eller i egen virksomhet, for så å bli resirkulert når det ikke kan brukes lengre.
Krav til produsenten
En merkevareeier har større innflytelse over de faktiske forholdene under produksjonsfasen, da de ofte befinner seg lenger tilbake i forsyningskjeden enn leverandørene, og i enkelte tilfeller eier sine egne fabrikker. Krav knyttet til produksjon og sosiale forhold bør derfor med fordel rettes mot dette nivået, og ikke leverandøren. Kravene bør være knyttet til forpliktelsene produsenten/merkevareeieren har påtatt seg når det gjelder bærekraft, styringssystemer og transparens i bærekraftrapporteringen. Tips! Som en del av anskaffelsesdialogen kan du be produsentene om å vise deg eksempler på hvilken praksis de følger i forbindelse med saker som er viktige for deg.
Produsenten bør tilfredsstille følgende krav:
- Medlem av RBA (Responsible Business Alliance) på «Regular Member»-nivå og forplikter seg til å følge RBAs etiske retningslinjer. Ikke-medlemmer kan innfri de samme kravene ved å sende inn dokumentasjon på tilsvarende måter å arbeide på.
- Gjennomfører risikovurderinger av produksjonsanlegg, både dem som er eid av produsenten og dem som er eid av underleverandører
- Revisjoner av uavhengige tredjeparter på anlegg der det har blitt identifisert mulige eller faktiske problemer, og at eventuelle avvik som avdekkes, håndteres i samsvar med RBAs standarder
- Offentlig publiserer tilgjengelige klimaregnskap, som minimum omfatter scope 1 og 2
- Offentliggjøring av retningslinjer og arbeider i samsvar med OECDs veileder for aktsomhetsvurderinger knyttet til ansvarlige leverandørkjeder for konfliktmineraler (denne forpliktelsen inngår i RBA-medlemskapet)
Produsenter som er i forkant av bærekraftsarbeidet:
- Klimarapport som omfatter scope 3
- Tiltak for å styrke arbeidernes rett til medvirkning
- Støtter lokale initiativer, som for eksempel å øke tilførselen av bærekraftig utvinnede mineraler i Den demokratiske republikken Kongo
- Samarbeider med aktører på tvers av bransjer for å tilgjengeliggjøre teknologi og data som kan drive bransjen i en mer bærekraftig retning
Bærekraftsmerking av produkter:
- Bærekraftmerking som hjelper deg å finne produkter som produseres med ekstra hensyn til miljøet og/eller sosiale forhold
- Produkter med bærekraftmerking som oppfyller spesifikke miljømessige og/eller sosiale krav som ofte er strengere enn de juridiske kravene som er gjeldende
- En uavhengig tredjepart som verifiserer at produktene oppfyller kravene i merkingen
- De vanligste merkeordningene for bærekraft er TCO Certified og Epeat. Begge disse ordningene har omfattende sosiale krav og miljøkrav, men varierer noe i metodikk.
- Tilgjengeligheten av bærekraftmerkede produkter varierer for ulike produktkategorier. Derfor anbefaler vi at du undersøker hvilke merkeordninger som passer for dine behov og prioriteringer før du går i gang med anskaffelser.
Våg å tenke nytt!
Mye av det vi gjør, er basert på etablerte vaner og tankemønstre. For å kunne oppnå reell endring, er det imidlertid viktig å våge å skifte fokus og tørre å tenke nytt. Bærekraftig IT handler om å bruke eksisterende ressurser så effektivt som mulig. Derfor lønner det seg å utfordre og stille spørsmål ved prosessene rundt IT-innkjøp.
Fordelene ved IT kommer ikke av å eie selve utstyret, men snarere av å bruke det. Tidligere måtte alle virksomheter kjøpe egne lokale servere som måtte anskaffes med betydelig større lagringskapasitet enn daværende behov, mens i dag ser vi et skifte over til skylagring der kunden kun betaler for kapasiteten de bruker. Kan vi tenke slik om annet IT-utstyr også?
Leasing av utstyr gir både betydelige bærekraftfordeler, ikke minst gjennom etablerte returprosesser,
men også økonomiske fordeler idet man kjøper en ferdig prosess der du kan optimalisere bruken, ha full kontroll over utstyret og kun betale for det du faktisk bruker.
Kjøpesummen gjenspeiler ikke den faktiske kostnaden for et produkt. For å få et mer nøyaktig bilde kan det være verdifullt å inkludere parametere som totalkostnader og livssykluskostnader i anskaffelsesprosessen. Hva vil kostnaden være for et produkt som er kjøpt, brukt i en kort periode og deretter kassert – sammenlignet med et som kan repareres, oppgraderes og er kompatibelt med flere deler?
Hvordan kan leverandørene dine hjelpe deg med å nå målene du har fastsatt, både med tanke på budsjett og bærekraft? Hva er de beste løsningene som er skreddersydd til dine behov? Utfordre leverandørene til å tenke utenfor boksen.
Transport og leveranse
Selv om det største karbonutslippet kommer fra selve produksjonen, så kan du som innkjøper fortsatt bidra til å reduser klimaavtrykket ved å tenke bærekraft i leveranse og transport. Velg leverandører som aktivt arbeider med å utfase fossilt drivstoff og optimalisering av transporten. En dags-leveranser er for eksempel en av de mest miljøfiendtlige transportmetoden. Samlevering med komplette pakkeløsninger for leveranse og retur, samt mulighet for miljøtransport av av-emballerte varer i bur – det gjør en stor forskjell for miljø.
Miljøkrav til transportører kan deles inn i to kategorier:
Krav til virksomhetenes miljøprofil
- ISO14001-sertifisering
- Selskapenes miljøstrategi og miljømål
- Egen miljøansvarlig
Krav til bærekraftige tjenester
- Bærekraftige transportløsninger
- Lav- eller nullutslipp langtransport (bio-fuel/tog)
- Utslippsfri leveranse i bymiljø (såkalt «Last-Mile emission free»)
- Utslippsfritt eller lavutslipp godstransport lokalt
- Transportørenes planer for fremtidens bærekraftige tjenester
- Opplæring i organisasjonen (særlig eco-driving for sjåfører)
Bli med å endre bransjen!
Atea Sustainability Focus (ASF)
Du som IT-kjøper har mer påvirkningsmakt enn du tror. Vi i Atea har etablert Atea Sustainability Focus (ASF) for å bidra til endring i den globale IT bransjen. Formålet er blant annet å identifisere de mest presserende bærekraftspørsmålene for bransjen, men også skape forståelse for hvordan vi best kan jobbe sammen for å styrke forutsetningene for mer bærekraftig IT.
ASF-undersøkelsen
Uavhengig av om du er kunde hos Atea eller ikke kan du få din stemme hørt ved å delta på den årlige undersøkelsen til ASF. Disse svarene samles i en rapport med en anbefaling med relevante tiltak, på vegne av de nordiske innkjøperne til Responsible Business Alliance (RBA). Dette vil også forenkle ditt eget arbeid med å formulere og følge opp relevante og effektive krav.