Brukervennlige og moderne møterom hos Helsedirektoratet

Internt i Helsedirektoratet var det fra start to grupper internt, forteller Per-Rune Vestrheim, seniorrådgiver i Helsedirektoratet. 

– Vi hadde mye gammelt utstyr og da vi begynte prosessen, det var to distinkte produktleirer, hvor noen ønsket løsninger fra Logitech og noen fra Cisco.

Cisco har bedre lyd og bilde og trenger ikke kobling til klient. Denne løsningen fungerer godt i alle typer møter, uavhengig om man skal dele dokumenter eller ikke. Logitech kan kobles til Skype for business. Her blir datamaskinen en driver og det krever derfor at brukeren har oppdatert programvare og kunnskap om tilkobling. Denne løsningen vil også dekke funksjonskrav for samhandling i dokumenter.

Løsning tilpasset brukernes behov

Etter råd fra Atea endte Helsedirektoratet opp med en delt løsning, tilpasset brukernes behov. For mest effektiv bruk av møterommene er det installert møteromspaneler på alle møterom og på utvalgte multirom. Brukeren må sjekke inn når rommet tas i bruk. Dersom det ikke skjer innen en gitt tidsfrist, mister personen tilgangen til møterommet.

– Alt ble levert i henhold til bestilling. Vi har tatt høyde for at vi kunne måtte gjøre endringer på de store kostbare rommene etter at vi hadde evaluert bruk og behov. Dette var et lurt trekk og vi er alt i alt veldig fornøyd med møterommene.

Etter implementering ønsket Helsedirektoratet opplæring. Dette har vært svært nyttig for optimal utnyttelse av det nye utstyret, sier Vestrheim:

– Vi valgte e-læring fra JungleMap som gikk ut til alle ansatte. Kurset er også brukt som supplement til opplæring av superbrukere.

Atea som rådgiver og sparringspartner

Atea har også vært en faglig sterk sparringspartner, sier Vestrheim:

– Det var viktig å ha en ansvarlig prosjektleder og det viste seg å være riktig for oss. Alle ansatte fra Atea fungerte veldig bra, stilte strenge krav og purret på leveranser. I siste del av prosjektperioden var det også klare rammer og avtaler. Atea var veldig tydelig og utfordret oss som kunde.

For å kunne følge leveransen underveis, fikk prosjektgruppen i Helsedirektoratet tilgang til et digitalt prosjektområde:

– Dette var ryddig og strukturert. Vi fikk en dato for å laste ned dokumentene som vi trengte. For såpass store prosjekter er det helt avgjørende med noen som er gode på struktur.

Han legger til at i en flytteprosess kan det dukke opp nye bestemmelser underveis. Også her har Atea vært en rådgivende part:

– Selv om vi i prosjektperioden stilte strenge og urealistiske krav, var Atea tydelig på hva de kunne levere. For eksempel ønsket vi en leveranse på tre uker selv om det opprinnelig var satt av seks uker. Det klarte Atea, men de måtte realitetsorientere oss om tidsrammer og kostnader. I etterkant ser jeg at det ikke hadde gått for hverken direktoratet eller Atea å jobbe fortere, humrer Vestrheim.