Gagnef kommune satser fullt på skymiljøet

Gagnef er en kommune midt i Dalarna i Sverige. De innså at serverhallen de driftet selv, stjal for mye tid fra den strategiske virksomhetsutviklingen. Dessuten krevde administrasjonen av serverparken kompetanse som det var vanskelig for kommunen å opprettholde. En overgang til skyen ble løsningen for å frigjøre tid, energi og fokus.

I Dalarna samarbeider kommunene i stor grad med hverandre i IT-spørsmål, men den enkelte kommune er selv ansvarlig for selve driften. Gagnef kommune så til Smedjebakken, som allerede hadde satt ut IT-driften til Atea. De tenkte at en migrering kunne passet for dem også.

– Beviset på at vi har lykkes, er at ingen har merket noe, sier Tomas Hellqvist, kommunikasjonssjef i Gagnef kommune. 

Grundighet er nøkkelen

Migreringen til skyen ble lagt til begynnelsen av 2018, og Tomas Hellqvist, kommunikasjonssjef hos Gagnef kommune, innså raskt at prosjektets suksess i stor grad ville avhenge av grundighet.

– Det er viktig å være klar over at dersom virksomheten allerede har problemer med IT-infrastrukturen, kommer ikke dette til å løses av seg selv gjennom en overgang til skyen. Derfor er det viktig å gjennomføre grundige analyser og se over hvordan det står til med lagringen og serverne, slik at problemene ikke blir med på lasset. For vår del handlet det om å ta tak i en hel del “surdeiger”, og rydde opp i dem før vi gjennomførte flyttingen, sier Hellqvist.

Prosjektet startet vinteren 2017 og ble ferdigstilt i april 2018. Selv om Tomas innrømmer at det var mer jobb i den tidlige fasen enn de hadde trodd, er Gagnef kommune fornøyd totalt sett.

– Jeg vil understreke viktigheten av å ha en sterk prosjektleder som holder alle trådene samlet, og ser til at man ikke går glipp av noe. Vi hadde en veldig lang liste over aktiviteter som skulle gjennomføres, og så må man også ta hensyn til drift og sikkerhet. Konsulentene må være synkronisert med de interne teknikerne. Der gjorde Johan Hahne, systemkonsulent hos Atea, en super jobb.

Sørg for at alle er motivert

Å drive gjennom en overgang til skyen handler ikke bare om det tekniske, men vel så mye om å få alle medarbeiderne med på laget, forteller Hellqvist.

– Selv om en av hovedårsakene til overgangen til skyen var det tekniske aspektet, må man også være bevisst på at det er en endringsreise. Det er viktig at IT-teknikerne er motiverte. Alle må dele bildet av hvorfor vi gjør dette og hva som kommer til å bli bedre, og vite at de kan være trygge på hvilken innvirkning dette kommer til å ha på arbeidet for hver enkelt.

– Det er vanligvis 30–40 saker fordelt på fire teknikere til enhver tid. Nå er vi nede på tolv saker, sier Hellqvist.

Sitatet kommer fra en artikkel i magasinet Voister, med tittelen "Så tömdes Gagnef på IT".

Etter at visjonen ble forankret, ble det en enorm driv rundt dette. Den tiden som tidligere ble brukt på å diskutere tekniske forhold, kan nå heller brukes på strategisk planlegging.

– Når IT blir en byrde, og vi ikke lenger har kontroll over hele kjeden, må mer planlegging til. Dette har hatt en positiv innvirkning på oss, som også har smittet over på andre deler av arbeidet. I tillegg frigjøres det energi vi kan bruke til andre ting, når vi ikke lenger trenger å diskutere innkjøp og håndtering av servere, lagring og switcher i kjelleren.

Det skal bare fungere

Det er ikke bare IT-avdelingen som er fornøyd med overgangen til skyen – selv om denne tilfredsheten arter seg på ulike vis: Selve godkjenningsstempelet fra den øvrige virksomheten er at de ikke har sagt noe.

– Kjernen i oppdraget vårt handler jo om at det bare skal funke. Vi var litt bekymret – det er tross alt en stor endring som ikke kan testes på forhånd før den gjennomføres. Nå i etterkant, derimot, når teknikerne er fornøyd og virksomheten ikke har merket noe, da innser man at det tross alt har gått bra», sier Hellqvist.

Atea bryr seg om Gagnefs servere

Hellqvist anbefaler overgang til skymiljø også for andre små kommuner.

– Det er en naturlig utvikling mot skytjenester; det går raskt og er komplekst, samtidig som vi bruker stadig flere tjenester. Som en liten kommune kan vi ikke selv være best på alt. Og er det tross alt viktigst hvor tjenestene befinner seg? Vi har tett kontakt med lokalkontoret og mottaksplassen i Umeå.

Hellqvist smiler litt før han avslutter:

– Det oppleves som at de genuint bryr seg om Gagnefs servere.