God dataforvaltning blir enda viktigere med Copilot

Vi sier det allerede nå: Det er én ting du skal huske etter å ha lest denne artikkelen: God dataforvaltning er særdeles viktig, og det blir enda viktigere for virksomheter som bruker Microsoft 365 Copilot.

Dataforvaltning (ofte kalt data governance) handler om å sørge for at all informasjon i virksomheten er organisert, sikker, nøyaktig og tilgjengelig for de som trenger den. Og la det ikke være noen tvil: Alle virksomheter trenger retningslinjer for hvordan informasjon skal håndteres, uavhengig av om du bruker Copilot eller ikke.

Du bør som et minimum kunne svare på og håndheve følgende:

• Hvilken informasjon er viktig for deg å ha kontroll på?
• Hvilke krav har du til forvaltningen av informasjonen?
• Hvor og hvordan skal informasjonen lagres og beskyttes?
• Hvem har tilgang til hvilken informasjon?
• Hvordan sikrer du at informasjonen til enhver tid er riktig og oppdatert?

I dagens digitale verden er informasjon en svært verdifull ressurs for enhver virksomhet. God dataforvaltning legger til rette for at verdien av informasjonen din både bevares og økes, på samme måte som god forvaltning av andre eiendeler i virksomheten kan gi verdiøkning.

– Microsoft 365 Copilot leser all data den får tak i, så god dataforvaltning er avgjørende for å lykkes.  Du må ha styring på hvilken informasjon du har hvor, hvem som har tilgang, om informasjonen skal være lesbar og om den er riktig. Har du feil i, eller lav kvalitet på informasjonen, vil det du får ut av Copilot eller andre AI-løsninger være  tilsvarende dårlig, sier arkitekten Andreas Istad i Atea.

Slik får du verdi av Copilot

Atea er en av få utvalgte partnerbedrifter i verden som har hatt tilgang til Microsoft 365 Copilot siden sommeren 2023. Dette har gitt oss verdifull og langsiktig erfaring. Det gjør at vi kan tilby en skreddersydd tjeneste for innføring og oppfølging av Copilot. Vi bistår deg blant annet med en gjennomgang av hvilke verktøy, teknologier og løsninger for dataforvaltning du allerede har eller kan ta i bruk, og vi hjelper deg med å lære opp de som skal bruke verktøyene.

– Det handler om å sikre at virksomheten din får kvalitet ut av investeringen du gjør i Copilot.  Mange av disse løsningene er også de samme som du skal bruke for å ha kontroll på GDPR og andre lover, regler og anbefalinger, sier Istad.

Han understreker at mange virksomheter allerede er godt i gang med forvaltningsjobben. Er du en av disse, vil Ateas Copilot-tjeneste fungere som en kvalitetssikring og kunne «tette noen hull her og der».

– Andre virksomheter vil se dette som en mulighet til å komme skikkelig i gang med personvernarbeidet. For en IT-avdeling kan dette være en gyllen mulighet til å få på plass løsninger for automatisering av både ansatthåndtering, tilgangsstyring, dokumentklassifisering og styring av dokumentlivssyklusen. Dermed får virksomheten en stor tilleggsverdi, samtidig som du legger forholdene til rette for Copilot på en fin måte, sier han.

Datakilder utenfor Microsoft-økosystemet

Mange virksomheter har mye informasjon utenfor sitt Microsoft 365-miljø. For at Copilot skal kunne lese slik informasjon, må du ta i bruk tilkoblinger. Det finnes rundt 1 500 slike ferdigbygde tilkoblinger for å gjøre disse datakildene tilgjengelige for Copilot. Andreas Istad forteller at det er flere veier til mål.

– For noen kan dette være det riktige tidspunktet for å gjøre seg ferdig med flytting til skyen, og på samme tid rydde i datatilgang og -merking. Hvis du har applikasjoner og løsninger som krever tradisjonell lagring, blir tilkoblinger svaret, sier han, og fortsetter:

– Her kan det bli komplisert. Mye er allerede ferdigbygd, og vi kan utvikle nye tilkoblinger. Men spørsmålet er hva disse tilkoblingene støtter av tilgangsstyring. I hvilken grad kan du få en fornuftig kontroll på hvilken informasjon sluttbrukere eksponeres for – fra den datakilden som er koblet til? Dette er en løype som vi må gå opp sammen med deg. Her er det ingen enkle fasitsvar.

Tilpasset mange varierende behov

Ateas tjeneste speiler alle sider av Copilot. Fra en workshop-introduksjon om forretningsverdien av å ta i bruk Copilot, via en lærings-, beslutnings- og oppdagelsesfase, til en gjennomføringsfase basert på dine spesifikke behov for kontroll.

– Tjenesten er bygget som en à la carte-meny, hvor du kan plukke det som er relevant for deg, med oss som rådgiver og sparringspartner. Vi kan få alle opp og stå på Copilot, men vårt klare budskap er at du må få på plass dataforvaltning så raskt som mulig, samtidig som du driver opplæring av dine ansatte, ellers vil det bli en skuffende affære, fastslår Istad.