Slik fikk vi Microsoft 365 Copilot til å virke i praksis

Med erfaringer fra våre 8 000 ansatte viser vi deg hvordan tydelig ledelse, målrettet opplæring og tålmodig arbeid kan frigjøre enorme ressurser i organisasjonen.

– Mange tror de kan gå rett på AI-agenter. Men hopper du over arbeidet med  , hopper du over det viktigste steget, sier Gry Gulbrandsen, HR-direktør i Atea.

De fleste norske selskaper har skaffet seg Copilot-lisenser. Mange har så smått begynt å bruke dem. Færre har fått hjulene til å rulle for alvor.

For Atea startet reisen forsiktig. I dag bruker over 2 600 ansatte Microsoft 365 Copilot som en naturlig del av arbeidsdagen. Det krevde tøffe prioriteringer, læring underveis – og en vilje til å gjøre endringer der det trengtes.

Suksessen skyldes ikke teknologien alene. Den er resultatet av systematisk opplæring, sterk ledelsesforankring og en tydelig strategi for hvordan kunstig intelligens (AI) skal bygges inn i hverdagen.

– Copilot alene skaper ingen verdi. Det er når folk får verktøyet i hendene, lærer å bruke det og ser gevinsten i egen arbeidshverdag, at det begynner å skje noe,  forteller Gulbrandsen.

Fra pilot til bred utrulling

Vår Copilot-reise startet høsten 2023, da 300 ansatte fikk tilgang gjennom et pilotprogram. Uten formell opplæring slet mange med å komme i gang.

– Uten tydelige rammer for hvordan Copilot skulle brukes, slet mange med å se hvordan de kunne få verdi ut av verktøyet, sier Gulbrandsen.

Denne erfaringen ble et vendepunkt. Vi bygget et strukturert opplæringsprogram med ukentlige fellessesjoner, korte digitale treningsmoduler og praktiske eksempler fra arbeidshverdagen.

Vi lanserte også et ekspertprogram, hvor utvalgte ansatte fikk ansvar for å være lokale ressurspersoner og løfte kompetansen i teamene sine.

– Vi startet med enkle digitale sesjoner annenhver uke. Etter hvert utviklet vi et system for å følge opp de ansatte, måle progresjon og sikre kontinuerlig læring, forteller Gulbrandsen.

Resultatene lot ikke vente på seg. Ved slutten av 2024 hadde vi økt antallet aktive ansatte til 1 250.

Undersøkelser viste at:

• 90 prosent følte at opplæringsøktene gjorde dem tryggere i bruken av Copilot.
• 85 prosent rapporterte en god eller svært god opplevelse etter hver økt.
• De mest aktive ansatte sparte opptil 60 minutter hver dag.

Gulbrandsen er tydelig:

– Å lykkes handler om å bygge stein på stein. Ikke om å håpe at teknologien endrer arbeidsvanene på egen hånd. 

Les mer om hvorfor ledelsen må eie AI – og bruke det selv

Enorm tidsbesparelse og smartere arbeid

Med Microsoft 365 Copilot på plass og en klar strategi for hvordan teknologien skal tas i bruk, har vi frigjort store ressurser.

– Vi ser at Copilot fjerner på tidstyver. Oppgaver som før tok timer, løses på minutter, sier Gulbrandsen.

Interne analyser viser at ansatte sparer i snitt 40 minutter hver dag. Over et år tilsvarer det 155 timer per ansatt. Med 2 700 ansatte gir dette en samlet besparelse på rundt 418 500 timer – tilsvarende kapasiteten til cirka 200 fulltidsstillinger.

Dette representerer ikke bare effektivisering, men reell verdiskaping: Mer kapasitet uten å øke kostnadene. Raskere levering uten å øke bemanningen.

– Copilot er ikke lenger et prøveprosjekt i Atea. Det er en del av måten vi jobber på hver dag, påpeker Gulbrandsen.

Den viktigste endringen har skjedd i organisasjonskulturen. Ansatte bruker kunstig intelligens som en naturlig del av arbeidsflyten – i møter, i rapportering og i beslutningsprosesser.

Med tydelig ledelse, målrettet opplæring og en ambisjon om kontinuerlig utvikling, er vi i ferd med å gjøre AI til en naturlig del av hvordan virksomheten styres.

Hva gjorde vi riktig?

Vi hentet ut verdien av Microsoft 365 Copilot gjennom tre klare grep: systematisk opplæring, sterk ledelsesforankring og evnen til å justere kursen underveis.

Opplæringen ble første prioritet. I stedet for å overlate læringen til den enkelte, bygget vi et strukturert løp med fellessesjoner, korte treningsvideoer og praktiske læringsarenaer.

– Det er de små, jevne investeringene i læring som skaper varig effekt,  sier Gulbrandsen.

Ledelsen ble involvert fra start. De forsto at Copilot ikke bare var et teknologiprosjekt, men et strategisk løft for hele virksomheten.

– Når toppledelsen støtter initiativet, følger resten av organisasjonen etter, sier Gulbrandsen.

Ekspertprogrammet ble også skjerpet underveis. Nå må ansatte vise konkret bidrag for å få rollen som Copilot-eksperter lokalt. Det skaper stolthet, eierskap – og bedre støtte for kollegaene.

Endringsledelse er en integrert del av arbeidet. Verktøyet krever at ansatte justerer arbeidsvaner, lærer nye metoder og bruker AI som en naturlig del av prosessene.

Rigger oss for neste nivå

Microsofts 2025 Work Trend Index viser at selskaper som investerer tidlig i kunstig intelligens allerede ser større fremgang enn andre. Ifølge rapporten opplever 71 prosent av ansatte i AI-modne selskaper at virksomheten deres går godt, sammenlignet med 37 prosent globalt.

Vår erfaring viser at gevinstene med Copilot ikke kommer av seg selv. De kommer når virksomheten investerer i mennesker, kompetanse og endringsvilje.

På bare ett år har vi frigjort kapasiteten tilsvarende omtrent 200 årsverk og styrket arbeidsprosessene betydelig. 

Med erfaringene fra Copilot i ryggsekken er vi allerede i gang med neste steg: Å utvikle egne AI-agenter gjennom Copilot Studio. Målet er å skape agenter som kan ta egne initiativ, automatisere oppgaver og hjelpe ansatte enda mer effektivt.

– Copilot var startpunktet. Nå bygger vi videre på det fundamentet med spesialiserte AI-agenter som kan skape enda større verdier , avslutter Gulbrandsen.