Derfor må ledelsen eie AI og bruke det selv

Da Copilot ble introdusert, var det derfor naturlig for Gabrielsen å være tidlig ute med å prøve selv. Lang erfaring fra år med RPA (Robotic Process Automation) og automatisering i økonomiavdelingen hadde vist henne at ny teknologi kan gi reell gevinst.

For Gabrielsen handlet det ikke bare om å teste noe nytt, men om å ta et aktivt valg:

– Det er lett å tenke at AI er en stor investering. Men hva er kostnaden hvis vi ikke gjør det? For oss i ledelsen var det viktig å ikke bli akterutseilt, sier hun.

Forankring hadde toppledelsen allerede skrevet i stein. Atea skulle bli "verdens beste Copilot-brukere".

Hvordan få flest mulig til å bruke Copilot?

Som finansdirektør var Gabrielsen opptatt av å holde IT-kostnaden på et fornuftig nivå, og Copilot har en betydelig lisenskostnad. Men hun så fort at de måtte endre holdning, fra å tenke kostnad til å fokusere på kompetanse.

– I starten tenkte vi litt for mye på hvem som burde få tilgang. Men det riktige spørsmålet var: Hvordan får vi flest mulig til å ville bruke det?

Ledelsen i Atea har bestemt at alle som vil ha, får lisens. Men med én klar forventning: Hvis noen ikke har brukt Copilot på 30 dager, går lisensen videre til noen andre.

– Det skjerper. Du vet at lisensen er til bruk, ikke pynt. Og det gjør noe med motivasjonen, sier hun, og utdyper:

– Vi ville vekk fra tanken om at dette er noe bare noen få skal bruke. Men vi trengte også mekanismer for å sikre ansvarlighet og trygg bruk.

Det handlet også om datasikkerhet. For å unngå at ansatte fortsatte å bruke andre AI-verktøy, med lavere sikkerhet, ble Copilot presentert som det trygge, integrerte alternativet. Det gjorde valget enklere for de ansatte.

– Vi må sikre at ikke andre AI-verktøy lever sitt eget liv i virksomheten, der folk mater språkmodeller med vår informasjon, uten at sikkerheten er bra nok, poengterer hun.

Les om hvordan Atea frigjorde 240 000 timer – og hva du som leder kan lære av det.

Frigjør tid og gir tilbake arbeidsgleden

Gabrielsen utfordrer også forestillingen om at Microsoft 365 Copilot kun handler om tidsbesparelse:

– Det er ikke alltid lett å stille seg opp som finansdirektør og snakke om produktivitet uten at det tolkes som "her kommer det kutt". Men dette handler jo om å ta bort det som er kjedelig og tungvint, og bruke mer tid på det som motiverer deg, sier hun.

Det handler faktisk i stor grad om arbeidsglede, mener Gabrielsen. Folk får gjort mer av det som gir energi, og mindre av det som stjeler den. Ved å bruke AI til å fjerne repeterende oppgaver, kan ansatte frigjøre tid til kundedialog, faglig utvikling og samarbeid. Det gir bedre resultater.

Nysgjerrighet og ansvar er to av kjerneverdiene hos Atea, og de er blitt bærebjelker i AI-arbeidet. Det er lov å prøve seg fram, og forventet å dele.

– Vi sier at du må gjerne prøve og feile, men du må dele hva du lærte. Det er når vi forteller hverandre hva vi faktisk bruker AI til, at det får størst verdi, forteller hun.

Del egne erfaringer i ledermøter

Nettopp for å utveksle kunnskap har det blitt en greie å dele "AI-øyeblikket" i avdelingsmøter: Små, konkrete erfaringer andre kan lære av. Eksempelvis hvordan noen brukte Copilot til å tolke en e-post fra kunden, eller hvordan man fikk oversikt i en Excel-modell.

Gabrielsen påpeker at slike små historier senker terskelen og bygger tillit. Det er enklere å prøve selv når kollegaen din har fortalt deg hva som funket.

– Det er ikke lov å legge bort Copilot. Våre ansatte må fortsette å være nysgjerrig på hvilke muligheter som finnes med AI. Det kommer hele tiden nye funksjoner som kan hjelpe med arbeidet, sier hun. 

Gabrielsen er tydelig på at verken opplæringsprogrammer eller teknisk tilrettelegging er nok hvis ikke toppledelsen bruker verktøyene selv. I Atea ble derfor ledergruppen kurset og forpliktet til å dele egne erfaringer med AI i ledermøter.

– Jeg visste at jeg ikke kunne forvente at mine ansatte tok det i bruk hvis ikke jeg selv forsto hvordan Copilot faktisk kunne hjelpe meg. Ambassadørrollen starter med ærlig bruk, sier hun.

Nå tar de et steg videre og utforsker hvordan AI-agenter kan brukes til å hente innsikt fra tusenvis av kundekontrakter for å få enda bedre oversikt over avtalene, og til å hjelpe ansatte med å finne svar i personalhåndboka så de slipper å lete gjennom mange sider med innhold. Men arbeidet gjøres trinnvis og med tydelig formål og mening.

– Vi spør oss alltid: Hva er det vi vil forbedre? Kan en agent gi bedre innsikt, sparer den tid, øker den trygghet? Bare da er det verdt det, avslutter hun med.