Slik kommer du raskt i gang med digitale møter

Alle ønsker seg møterom der det tekniske bare fungerer. Men det er en kompleks øvelse å få utstyr, teknologi og ulike plattformer til å spille sammen. Derfor har Atea innført «Den grønne knappen», som skal gjøre det enklere å komme i gang med digitale møter.

Stadig nye varianter av møteromsutstyr, teknologi, overganger og kabler kan holde selv den mest vante møtedeltaker våken om natten. Når møterom er satt opp på ulike måter og med ulikt utstyr, kan det ta tid å komme i gang med møtet ditt.

Denne utfordringen hadde også Atea. Da de skulle oppgradere og bygge om sine egne møterom, valgte de å ta grep.

– Målet var at alle våre ansatte skulle komme raskt og enkelt i gang med digitale møter. Vi har 8 000 ansatte, i 88 byer og sju land, og vi ønsket at alle ansatte skulle kjenne seg igjen i møterommene og raskt kunne ta teknologien i bruk, sier Anders Solstad i Atea.

Les guiden vår: Den gode digitale arbeidsplassen.

Digitale møter som fungerer på alle plattformer

Løsningen ble å gjøre møterommene mest mulig like på tvers av kontorer og land og innføre «Den grønne knappen». For de ansatte ble knappen en forenkling av alt som ligger bak.

– Dette skal de ansatte slippe å forholde seg til. Alt de skal gjøre er å trykke på en grønn knapp på skjermen i møterommet, og så ordner teknologien bak resten, sier Solstad – og fortsetter:

– Interne møter er sjelden problemet. Da møtes man oftest på samme plattform og det er lite problemer å spore. Utfordringen kommer når samarbeidspartnere, leverandører eller kunder ønsker å bruke en annen teknologi i møter. Det er her den grønne knappen virkelig kommer til nytte, ved å legge til rette for at møteromsutstyret støtter flere ulike samhandlingsplattformer, sier han.

Det eneste de ansatte trenger å tenke på, er å knytte møtet mot riktig møterom. Dette gjøres ved å velge møterom i innkallingen, eller videresende møteinvitasjonen til riktig møterom.

– Digitale møter uten oppstartsproblemer har vært en fjern drøm for mange, men vår egen erfaring med «Den grønne knappen» viser at dette absolutt er innen rekkevidde. Nå kan våre ansatte koble seg opp mot møter uten å tenke på om møtet foregår på Teams, Zoom, Webex eller Google Meet, sier Solstad.

Ikke lenger forbeholdt kun store virksomheter

Han legger til at dette er noe alle virksomheter kan tilby sine ansatte, men at de ofte trenger hjelp for å få det til å fungere sømløst. Atea tilbyr nå sine kunder tilsvarende løsninger.

– Konseptet med en knapp som løser alt er ikke noe nytt, men det har blitt betydelig enklere og mer kostnadseffektivt å få til. Det som en gang var et privilegium for store virksomheter med romslige budsjetter, er nå innen rekkevidde for alle, sier han.

Han påpeker at det ikke bare handler om selve teknologien. For å virkelig lykkes med en løsning som "Den grønne knappen", må du starte med å forstå behovene til dine ansatte. Det er viktig at hele organisasjonen er involvert i prosessen.

– Ved å sette de ansatte i sentrum sikrer vi ikke bare at løsningen møter deres behov, men også at de tar den i bruk, sier Solstad.

– Tenk på all den tiden som ofte går med på å komme i gang med digitale møter. Vi ønsker å løfte dette ansvaret bort fra møtedeltakerne og sørge for at teknologien bare virker – hver gang. Når de ansatte stoler på at teknologien fungerer feilfritt, vil de bruke den oftere og møtene blir mer effektive. Dette påvirker både arbeidsgleden og bunnlinjen, sier han.