Nordre Follo effektiviserer med AI

Sammen med Atea har Nordre Follo utviklet en AI-løsning som automatisk oppsummerer høringsinnspill i plan- og byggesaker. Resultatet er tidsbesparelser og bedre flyt i en viktig prosess, uten at faglig vurdering og ansvar flyttes bort fra mennesker.
– Vi overlater ikke ansvaret til AI. Saksbehandlerne kvalitetssikrer, korrigerer og vurderer fortsatt hvert eneste innspill. Og det er viktig, for vi kan ikke stole blindt på en AI-løsning. Vi må se om sammendragene faktisk treffer det vi fra et planfaglig perspektiv mener er viktig, forteller Blumentrath.

Når Nordre Follo skal lage eller endre en reguleringsplan må forslaget sendes ut på høring. I denne perioden kan innbyggere, næringsliv, organisasjoner, offentlige myndigheter og andre sende inn merknader og innspill til forslaget.

– Sammendragene tar mye tid å skrive, og det er ikke der den viktigste faglige jobben ligger. Vi vil heller bruke tiden på vurderingene av innspillene og andre viktige oppgaver, sier Christina Blumentrath i planavdelingen.

I plansaker kan kommunen motta alt fra noen få til flere hundre høringsinnspill. Alle må oppsummeres og vurderes før politisk behandling.

Konkrete AI-gevinster

Rent praktisk fungerer det slik: Høringsinnspillene kommer inn som vanlig i kommunens fagsystem, Når fristen har gått ut, kopierer saksbehandler i kommunen ut alle høringssvarene og legger dem inn i et SharePoint-område. Derfra tar AI-løsningen over.

- Den leser gjennom alle innspillene og lager sammendrag fra hvert enkelt innspill som den legger inn i en tabell i et Word-dokument. I tillegg lagres det metadata som gjør det enklere å arkivere for framtidig saksbehandling, sier Steinar Stalsberg i Atea, som har vært med å utvikle løsningen.

Word-dokumentet med ferdige sammendrag er det Christina og kollegene hennes bruker som utgangspunkt.

-Det var mye manuelt før vi fikk på plass denne løsningen. Vi måtte skrive sammendrag, lime inn tekst i Copilot, lime tilbake og så videre. Da er det fort gjort at det skjer feil, særlig i saker med 150 innspill, forteller Blumentrath.

AI-løft for hele kommunen

Initiativet startet som del av kommunens «KI-løft» – en satsing for å identifisere digitale løsninger som kan gi rask verdi i hverdagen. Gjennom workshops og tverrfaglige møter ble flere aktuelle AI-caser vurdert.

– Vi ønsket å finne caser vi faktisk kunne levere på i løpet av noen få måneder, og som ga tydelig nytte for kommunen, sier Linda Mari Byström, som jobber med KI-løftet i kommunen.

– Vi så på hele prosessen. Fra beslutning om høring til politisk saksbehandling. Her identifiserte vi flere steder som kunne automatiseres og forenkles. Men det var også en viktig del av jobben å velge ut et sted å starte, for å komme raskt i mål med det som sparte mest tid. Så får vi se hvordan vi over tid kan forbedre og automatisere enda mer, samt hvordan løsningen kan tilpasses andre områder med lignende behov, forteller Byström.

Hun påpeker også at det å effektivisere høringsprosessen gir verdi for samfunnet:

- Klarer vi å produsere mer og få ut planer raskere, så skaper det verdier i samfunnet. Planer påvirker jo mye, blant annet hvor raskt vi kan bygge nye boliger, om næringslivet får arealer, og mye mer. For samfunnet er det en gevinst at behandlingstiden går ned. Det er vi og lokalpolitikerne også veldig opptatt av, naturlig nok, forteller Byström.