Vi effektiviserte HR med lokal AI

Selv i Atea, der teknologi og IT er kjernekompetansen vår, hadde vi en kjent utfordring som egentlig ikke handlet om teknologi. Folk trengte hjelp fra HR. Men HR endte ofte med å svare på de samme spørsmålene om og om igjen, og ble en flaskehals.

Derfor tok vi vår egen medisin.

Vi brukte Windows AI Foundry, Copilot+ PC-er og vår egen design thinking-prosess for å undersøke ett spørsmål: Hvordan kan vi gjøre arbeidshverdagen enklere for HR, og dermed også enklere for ledere og ansatte?

Atea har nærmere 1800 ansatte i Norge. Alle skal ha oppfølging, lønn, utstyr, svar, avklaringer og hjelp når noe skjer. For HR betyr det mange små henvendelser, mange gjentakelser og mange oppgaver som må innom HR før andre kommer videre.

– Personlig kan jeg bruke en halv dag på spørsmål jeg allerede har svart ti ganger på, forteller Kari-Anne Lysne, HR Business Partner i Atea Bergen.

Det var ikke ett stort problem, men mange små som til sammen skapte frustrasjon for administrasjonen. Og selv om denne kjente utfordringen var menneskelig, var det likevel teknologi som ble løsningen. Nærmere bestemt en applikasjon som utnytter lokal AI. 

Derfor samlet Tord Glad Nordahl, som er direktør for Cloud & DevOps, HR-medarbeidere og ledere i en workshop. Målet var å kartlegge hva som stjeler tid i arbeidshverdagen.

Resultatet ble 97 forslag. 97 ulike frustrasjoner.

Noen dreide seg om onboarding, andre om medarbeidersamtaler, og mange om oppfølging, lønn, utstyr, reiseregninger og ferieplanlegging.

Fra gule lapper til lokal AI

Når AI flytter fra skyen og ned på enheten, åpner det opp for mange muligheter som virksomheter kan bygge selv. Det som før kunne kreve store skyprosjekter med skyhøye kostnader, kan i flere tilfeller løses tettere på brukeren. Direkte på en Copilot+ PC, med lokal AI og en NPU som er bygget for å håndtere AI-oppgaver på selve maskinen.

Men teknologien var ikke startpunktet.

– Når vi jobber med slike prosjekter, begynner vi ikke med en ferdig løsning. Vi begynner med problemet, sier Glad Nordahl.

Gjennom innsikten fra design sprinten bygget vi HR med Windows AI Foundry. En app som gjør HR-hverdagen enklere, ved å støtte ledere og gi ansatte raskere svar.

– Med appen er det den som får de ti like spørsmålene, ikke jeg. Medarbeidersamtaler kan logges automatisk, ansatte får svar med en gang, og når noen begynner, får de blomster, forteller Lysne.

Hvorfor dette er mulig nå

Mange virksomheter har allerede testet generativ AI gjennom Copilot eller andre språkmodeller. Det kan være både imponerende og nyttig, men også begrensende. AI-en har ikke alltid innsikt i virksomhetens egne prosedyrer, og ikke nødvendigvis tilgang til interne systemer. Og når sensitive data er involvert, dukker det fort opp kritiske spørsmål som gjør at prosessen stopper opp.

Lokal AI gjør det mulig å kjøre stadig mer avanserte AI-funksjoner rett på enheten. Det gir nye muligheter til å bygge løsninger som kombinerer kraften i kunstig intelligens uten å miste kontroll over egne data. Det betyr ikke at alt skal flyttes bort fra skyen. Men det lar virksomheter tenke smartere om hva som bør skje lokalt, hva som bør ligge i skyen, og hvordan de ulike delene kan spille sammen.

For HR var det ikke snakk om å lage en AI-app for teknologiens skyld, men å gjøre arbeidshverdagen litt mindre frustrerende. 

Det egentlige problemet

De mest vellykkede AI-prosjektene starter sjelden med teknologi. De starter med et problem. Hvilke prosesser skaper mest frustrasjon? Hvor går tiden? Hvor finnes de største gevinstene?

Når vi gjør design thinking-sprinter, prøver vi ikke først å løse noe med en PC. Vi starter med samtaler og gule lapper. For med Copilot+ PC-er og Windows AI Foundry er ikke teknologien nødvendigvis flaskehalsen lenger, men hva vi klarer å forestille oss.

Forestill deg lokal AI som fungerer uansett hvor ansatte befinner seg. Ansatte som får svar akkurat når de lurer på noe, uten å stjele tid fra HR. Ledere som får hjelp til å samle notater, følge opp medarbeidersamtaler og huske de små tingene som gjør en stor forskjell. Eller apper som kobler sammen informasjon fra systemer som i dag ikke snakker godt nok sammen, slik at ansatte slipper å hoppe fra verktøy til verktøy for å få gjort jobben sin.

For nå lurer vi ikke på hva teknologien kan gjøre, men om vi kan forestille oss hva den kan brukes til. 

Og noen ganger er det blomster til en nyansatt.