Fem gode råd for hjemmekontor

Det trenger ikke å være komplisert å gjennomføre alle arbeidsoppgavene du trenger hjemmefra. Det er først og fremst noen grunnleggende regler bedriften bør følge for at de ansatte skal kunne jobbe mest mulig smidig:

1. Gode verktøy for samhandling

Forskjellige bedrifter har forskjellige preferanser når det gjelder verktøy de bruker for å kommunisere de ansatte imellom. De ansatte har gjerne også sine vaner.

– Utfordringen er at det ofte finnes et vell av digitale samhandlingsverktøy å velge mellom, og de ansatte har gjerne egne preferanser fra tidligere arbeidsgivere eller studier. Da er det viktig at bedriften har ett samkjørt system som benyttes av alle, sier Brynjar Skauvik, direktør Løsningssalg Digital Workplace i Atea. 

Han viser til ett verktøy som er tilpasset de aller fleste behov, Microsoft Teams. Der er det enkelt å styre tilgang, dele filer og annen data og kommunisere på tvers av enheter. Samtidig er løsningen svært sikker.

Atea Anywhere er også en mulighet for de bedriftene med mer varierte verktøy. Løsningen gjør det mulig å koble sammen Teams, Cisco, Skype eller vanlig telefon.

2. Velfungerende nettverk og maskinvare

Gode programvareløsninger krever naturligvis god maskinvare. Det er viktig at nettet hjemme er stabilt, og at bedriftens ansatte har velfungerende bærbare pcer eller mobiltelefoner.

Det er også nyttig å investere i utstyr som hodesett og mikrofoner, samt gode webkameraer. De innebygde kameraene på laptoper er gjerne ikke bra nok.

– Digitale møter er helt avhengige av god lyd for å fungere. Husk at det er langt mer behagelig for den ansatte å jobbe over lengre tid med et hodetelefoner av høy kvalitet, enn det aller billigste utstyret, understreker Skauvik.  

Henrik Staff, sjef for B2B i Logitech, anbefaler flere løsninger som egner seg svært godt til hjemmekontor-bruk:

– Det første er Brio webcam, som har 4K og egen IR-linse for ansiktsgjenkjenning med Windows Hello. Dette kameraet gir godt bilde uansett lysforhold. Det er sertifisert for Skype for Business, Teams, Google Hangouts, Cisco og Zoom.

– Det andre tipset er Zone Plus wireless headset, som fungerer over bluetooth for mobil, og dongle til PC. Det er meget komfortabelt gjennom lange dager, for både tale og musikk, med aktiv støykansellering. Det er også sertifisert for Skype for Business, Teams, Google Hangouts, Cisco og Zoom, sier han.

Når det gjelder tastatur og mus foreslår han MX Keys trådløst tastatur og MX Master 3-trådløs mus.

– Det er vår beste mus noensinne, med nydelig passform for høyrehendte. Et nytt elektro-magnetisk skrollehjul sørger for meget rask navigering i dokumenter, og den har flere hurtigknapper for enklere styring.

Han viser også til at både MX Keys og MX Master bruker Unifying-teknologi, som gjør at opptil seks enheter kan kobles til en trådløs USB-dongle. Zone Plus-hodesettet leveres med dongle for både bluetooth til headsettet og Unifying, slik at det holder med én mottaker til alle trådløse produkter.

3. Tydelige arbeidsoppgaver

Motivasjon og fordeling av oppgaver mellom ansatte er viktig, påpeker Brynjar Skauvik.

– Den ansatte må planlegge dagen ordentlig, gjerne med en definert liste over gjøremål. Da er det enkelt å legge inn rom for velfortjente pauser med god samvittighet underveis, sier Skauvik.

– Man får gjort mye med laptop i sofaen, men det er liten tvil om at det er bedre, mer effektivt, og mer ergonomisk med en skikkelig pult, kontorstol, ekstern skjerm, mus og tastatur. Et dedikert hjemmekontor, selv om det bare er en krok i stuen eller på gjesterommet, har også en viktig motiverende funksjon for den ansatte. Da blir det mye enklere å skille mellom arbeid og fritid, forteller han.

4. Opplæring av ansatte

De ansatte som ikke er vant til å bruke hjemmekontor-verktøyene, må kurses og følges opp av IT-avdelingen. De trenger veiledning i verktøy som kanskje er ganske ukjent.

– Det finnes en rekke gode verktøy, for eksempel i Motimate. Der kan man finne ferdiglagde kurs, eller kurs som it-avdelingen kan bruke som utgangspunkt for sine egne. Vi anbefaler også at it-avdelingen raskt utarbeider enkle føringer som sikrer best mulig kommunikasjonsflyt, understreker Skauvik.

5. Vær klar for fremtiden

Det er viktig å prioritere de viktigste arbeidsoppgavene i dag, og ikke minst sørge for at IT-infrastrukturen flyter best mulig. Dette kan også være nyttig investering for fremtiden.

– Ta grep allerede nå for å sikre at din bedrift har de beste forutsetningene og de beste digitale verktøyene for å prestere hjemmefra. Hvis ting begynner å flyte, er det mye vanskeligere å stramme inn etterpå. Tydelig strategi og tydelige arbeidsprosesser gjør det enklere for alle parter. Og kanskje vil vi når krisen er over, se at vi faktisk har funnet frem til mer effektive måter å samhandle på som vi kan ta med inn i et normalt arbeidsliv igjen, avslutter Brynjar Skauvik.