Laddar meny

- Vi bruker ikke samhandlingsverktøy smart nok

Reportasje 2016-07-12
De aller fleste kunder som har kjøpt Office 365-lisenser utnytter bare en brøkdel av mulighetene. Mange er usikre på hvordan de skal ta verktøyene i bruk og hvilke gevinster det gir.
Eline Furuseth
Markedsrådgiver i Atea

På alle arbeidsplasser er det behov for å snakke om prosesser og samhandle i dokumenter. For noen år siden snakket vi om «instant messaging» og videomøter som trender innenfor samhandling. I dag dreier samhandling seg i større grad om hvordan man deler informasjon og jobber sammen med andre mennesker, mer sømløst og effektivt enn tidligere. Mange bedrifter har allerede programvaren som trengs, men svært få utnytter det fulle potensialet verktøyene har.


Lettere jobb for alle

Brynjar Skauvik er løsningsevangelist i Atea. Han mener det bugner av eksempler på prosesser i norske bedrifter som kunne vært lang mer effektive og lønnsomme. Et eksempel er leveranser av anbudsforespørsler. I disse prosessene samarbeider man ofte med eksterne partnere, som må få tilgang til deler av tilbudsdokumentet. I tillegg skal mange andre gjøre research, produsere tekst og sette sammen tilbudet. Med kommunikasjon på mail, og hundrevis av dokumenter lagret på interne servere, blir det en voldsom jobb å sy alt sammen.

- Med samhandlingstjenester som Office 365 kan alle jobbe i ett og samme dokument og se hva som endres og legges til. I tillegg har man tilgang til filene uansett hvor man befinner seg, enten det er på PC eller mobil, sier Skauvik.

Men det trenger ikke dreie seg om store anbudsprosesser for å være lønnsomt. Tenk bare på den årlige ferielista. Regnearket der alle må fylle inn når de skal ha ferie, før det lagres og sendes i retur til en person som mottar like mange skjemaer som det er ansatte i bedriften. Mye tid ville vært spart hvis lista lå et sted der alle har tilgang til den uansett hvor de er, og der man kan legge inn ønsker direkte i dokumentet uten å redigere over andres innhold.

Skauvik mener også at flere burde kutte ned på bruken av mail. I teamet til Skauvik i Atea har de redusert mailbruken drastisk. I stedet bruker de O365s standardløsning Yammer.

- På mail får man ofte lange tråder der flere trekkes inn i samtalen underveis og informasjonen deles utover. I tillegg er det vanskelig å søke etter spesifikk informasjon i ettertid. Yammer er som bedriftenes sosiale medium. Her deler vi informasjon og har samtaler, med henvisning til hvor man kan finne mer utdypende informasjon. Alt er søkbart og lagret, slik at kunnskapen ikke forsvinner ut av huset, sier Skauvik.


Størst skepsis til sikkerhet

Den aller største skepsisen til å komme seg i skyen er om sikkerheten ivaretas. Skauvik mener man har full kontroll på informasjonen som produseres og deles.

- Det er en del teorier om stormakter som får tak i informasjonen din, men i realiteten er ikke det en aktuell problemstilling. Hvis Microsoft kludrer til filene dine vil de være ute av gamet med en gang. Det kommer aldri til å skje. De har godt sikrede datasentre. Skulle noe ramme datasenteret i Irland, overtar datasenteret i Amsterdam.

Det er heller ikke grunn til å frykte at informasjon kommer på avveie i jobbhverdagen. Som på en tradisjonell server kan man kan enkelt skille mellom informasjon som skal deles med andre og hva som skal være personlig. Du trenger fortsatt kun ett passord til PC-en for å få tilgang til skyen. For de med sikkerhetsbehov utover det vanlige finnes det mer avanserte sikkerhetssystemer som kan legges til.


Kostnadseffektivt

Skauvik er overbevist om at mange vil få mer fleksibilitet og en bedre jobbhverdag ved å ta med arbeidet ut i skyen. Han trekker frem jobbing hjemmefra som et eksempel.

- Mange bruker løsninger der du har flere vinduer på skjermen for å komme frem til ting som ligger på server. Dette går ofte så tregt at du heller lagrer dokumentet lokalt for å få jobben gjort, før du sender det på mail og laster det opp igjen på serveren. Forestill deg å kunne slå opp PC-en, taste inn brukernavn og passord, og jobbe direkte på dokumenter som vanlig, uten at det hakker eller går sakte! Når du er ferdig lagrer du dokumentet, og så ligger det i originalmappen, tilgjengelig for alle som har tilgang.

Ifølge Skauvik er gevinstene store, men for få kjenner til fordelene og ser derfor på endringen som kostbar.

- Kostnadene ved å bruke skytjenester dreier seg først og fremst om hvordan man tar i bruk det man allerede har kjøpt. Ikke minst er det store kostnadsbesparelser knyttet til lagring av kunnskap. Ekstremt mye kunnskap går tapt i maildialoger eller dokumenter lagret lokalt på PC-er som ødelegges, eller som nullstilles når folk slutter. Vi jobber kontinuerlig med ROI for kunder som implementer skysystemer, og det kommer alltid positivt ut.


En endringsprosess

Samhandling dreier seg om å effektivisere informasjonsflyt og dokumentsamarbeid – prosesser de aller fleste norske bedrifter må forholde seg til.

- Vi ser at flere og flere som tenker å flytte jobben ut i skyen skjønner at det handler om forståelse av prosess og endringsledelse, og ikke bare nye verktøy.

Ifølge Skauvik må man ta seg tid til endringen og ha med seg folk som er endringsvillige. Han anbefaler å starte med en testperiode med en gruppe ansatte. Sammen med testgruppen bør man lage et konsept for hvordan man skal lære opp de øvrige brukerne. Man kan ikke forvente at alle kan gjøre alt på egenhånd.

- Du bør få med noen som skjønner at det er tidsbesparende og gjør arbeidshverdagen enklere. De må være pådrivere for endringen. Det er også viktig at lederne er med og viser at de ønsker endringen velkommen, så kommer ofte andre etter. Det tar tid å lære seg nye ting, men man får så mye igjen for det når man er i mål.

Atea.no oppfattes bedre hvis du oppdaterer nettleseren din. Her finner du en ny versjon av Internet Explorer