Laddar meny
Trondheim kommune

Programvare i Trondheim kommune: Fra standardisering til brukerbehov

Med Atea License Manager (ALM) kartla Trondheim kommune bruksmønster av programvare og applikasjoner hos ansatte. Nå tilpasser de produktpakkene, ansatte får verktøy de bruker, og kommunen sparer penger.

– Du kan ikke gi samme verktøykasse til alle ansatte og forvente at alle bruker alle redskapene like mye. Nå kan vi kutte verktøy som aldri blir brukt og gi kraftigere, bedre programvare til de som faktisk trenger det, sier Bertil Nedregård, konsulent og license manager i IT-tjenesten for Trondheim kommune.

Hovedoppgaven til ALM er å holde oversikt over alle lisensavtaler og lisenser samt holde oversikt over bruk av applikasjoner. Da IT-tjenesten i Trondheim kommunen brukte produktet for å måle bruksmønster for dataprogrammer på kommuneansattes klienter over en periode på seks måneder, avdekket det store sprik i arbeidsmetoder som derfor krevde ulike verktøy. Kommunen dekker over mange ulike fagområder og funnet var derfor forventet. Det var derfor desto viktigere og også spore hvilke grupper som jobbet på ulike måter. Med brukertilpassede løsninger kan verktøyet tilrettelegges slik at man gjør jobben smartere

– Bruksmønsterkartleggingen viste at arbeidstakere som arbeidet utenfor kontor hadde behov for verktøy som støttet mobilitet. Tilgang til e-post via programvare som er installert på en PC er derfor lite egnet. Bruksmønsterkartleggingen viste også at enkelt brukergrupper, for eksempel innen helse, hadde svært lite bruk for ordinær programvare installert på PC, sier Nedregård.

«Hva trenger du for å gjøre jobben din?»

ALM kartlegger hvor mye et program blir brukt, ikke hva brukeren gjør med programmet. Enkelte programmer vil det være behov for i en perioder, for eksempel knyttet til et prosjekt. Med ALM har kommunen nå muligheter for å se hvilke lisenser som ikke er i bruk.

Nedregård forteller at kommunen nå med hjelp av ALM kan etablere en ordning hvor ulike kommuneenheter kan «leie» programvare som bare er nødvendig for en begrenset periode.

– Vi ønsker ikke ta bort funksjonalitet, men omfordele penger som tidligere har vært brukt på programmer som har blitt liggende ubrukt. Så kan kommuneenheten selv bestille ekstra programvare etter behov i en selvbetjeningsløsning, sier Nedregård.

Kunnskap til bruksmønster gjør at kommunen i dag tilbyr en mer brukertilpasset produktpakke som både sparer penger og sikrer et bedre tilbud til de som trenger det. Kommunen fortsetter å måle bruksmønster som en bevisst strategi mellom IT-tjenesten og brukergruppene.

Vi har gått fra standardisering til brukertilpasning

– Vi er en stor kommune med en kompleks brukermasse. Uten dette produktet hadde vi enten måtte ansette mange mennesker og foretatt svært mange intervjuer, eller løpt en risiko for store kostnader på ubrukte produkter.

Andre funn

Da kartleggingen startet hadde ikke kommunen etablert et skytjeneste-tilbud. Målingene viste at flere hadde tatt i bruk ulike skytjenester på eget initiativ. Funnene påvirket også kommunens endelige tilbud.

– Målingene resulterte i en enklere Office-pakke og større vektlegging av sky. Slik kan vi jobbe på den raskest og mest effektive måten, avslutter Nedregård.

Leveranse:

Ateas verktøy basert på Snow Software heter Atea License Manager (ALM), og leveres som en webbasert tjeneste fra Ateas egne servere. Snow er anerkjent som et av de markedsledende SAM-verktøyene (Software Asset Management) i verden. Med ALM vil kundene ha full kontroll og et godt underlag til revisjoner, organisasjonsforandringer eller vurdere behov for kjøp av flere lisenser. ALM er en avansert, automatisert og brukervennlig løsning som i sanntid overvåker at lisensregler overholdes for all installert programvare og kjøpte lisenser. Systemet leverer automatisk lisensoptimering gjennom kontinuerlige avviksberegninger av installasjoner, lisensbeholdning og bruksmønster.

Trondheim kommune
Atea.no oppfattes bedre hvis du oppdaterer nettleseren din. Her finner du en ny versjon av Internet Explorer