Laddar meny
Norges Idrettsforbund

Klubb-Norge i skyene

I 2014 inngikk Atea og Norges Idrettsforbund en langsiktig avtale om å lage løsningen Atea Klubb og Klubbkontor – en todelt nettside og løsning som skal effektivisere og gjøre hverdagen enklere og mer oversiktlig for idrettsklubber rundt om i landet.

Klubbkontor er en samhandlingsplattform som skal gjøre styrearbeidet for klubbene mer effektivt og digitalisere arbeidet, fremfor at kontrakter og dokumenter samles i permer. Nå skal det opp i skya.

Med Atea Klubb får klubben en hjemmeside, som gjør det enkelt å få oversikt over all aktivitet i klubben. Atea Klubbkontor sørger for tilgang til dokumenter, e-post, kalender og Office-pakken gjennom sikker lagring i skypen, som vil skape bedre samhandling, høyere trygghet og større fleksibilitet.

Januar i år ble løsningen tatt ut på markedet, og det er allerede god etterspørsel. Det gode samarbeidet med NIF gir stor interesse, og målet er å bli idrettens foretrukne plattform. Atea føler de er på god vei til å realisere dette.

Skal forenkle klubbhverdagen

Produkteier i Atea, Erik Faraasen, har selv vært med i flere klubber, og vet av erfaring at det er mange der ute som bruker tid på mye som ikke skal være nødvendig.

- I Klubbkontor er brukerne bestemt ut i fra og tilpasset rollen man har i klubben. Som daglig leder i en klubb over en lengre periode, produserer man enorme mengder dokumentasjon, knytter kontakter og sender utallige e-poster. I dag ligger alt dette fordelt på pc, mobil og i permer, og det kan være utrolig krevende for andre å ta over, sier han.

Ved bruk av Klubbkontor vil en ny leder ta over kontoen med nytt passord, og da vil alt av historikk, dokumenter, e-poster og kontakter ligge der lagret.

Mange idrettsklubber og foreninger har hjemmesider, men bare et fåtall har klubbkontor. På sikt skal Atea stå for driften og løsningen, mens NIF skal stå for support. Det vil også bli laget et stort «samfunn» i løsningen, hvor klubber kan diskutere og samhandle seg imellom.

Bestiller en klubb en hjemmeside – altså Klubb-løsningen, velger den idrettsgrener, hvilke lag de har, profilfarge og logo.

- Alle klubber må ha en offentlig plakat utad. Der har vi brukt mye tid og ressurser på å lage et pent, moderne design, i tillegg til vanlige funksjoner som informasjonsflyt ut til medlemmene, sier Faraasen.

Atea har blant annet samarbeidet med fem særforbund som trengte nye hjemmesider, deriblant Norges Seilforbund. Tilsvarende løsninger vil bli laget for alle seilforeninger, hvor man kobler dem sammen. Da vil informasjonen fra Seilforbundet spres nedover til de ulike foreningene sine sider.

Faraasen mener det skal være et produkt man gjenkjenner seg i, uansett hvilken klubb man er tilknyttet. De ønsker også å lage løsninger for idrettsrådene, som kan fungere som et talsrør for idrett i kommunene.

Valgte Atea på grunn av totalløsningen

IF Fram Larvik, et fleridrettslag med fotball, håndball og skøyter, er godt i gang med Klubb og Klubbkontor. De er alle selvstendige med egne styrer, men rapporterer til hovedstyret, hvor Jon Egil Ferdinand Jøssang sitter som daglig leder.

Som nytilsatt daglig leder januar i år innså han raskt et behov for å optimalisere og forenkle klubbhverdagen, og fikk i oppdrag å gjøre noe med klubbens utdaterte og lite brukte hjemmeside. Samtidig var det et ønske om å forenkle papirstrømmen og alt av dokumenter, finne en god måte å gjøre backup på og skape kontroll over dokumenter, protokoller og annet papirarbeid.

Klubben hadde vært i dialog med andre leverandører, men valget falt på Atea på grunn av totalløsningen de kunne tilby; en god hjemmeside, men også en backup-funksjon og en grei måte å håndtere dokument, flyt og kommunikasjon på. De hadde ikke sett for seg å få en leverandør som hadde alt.

- Vi fikk i pose og sekk, som er en av hovedgrunnene til at vi gikk for Atea. Hjemmesiden er funksjonell og god, og er mye bedre enn den vi hadde tidligere. Som daglig leder bruker jeg Klubbkontor mye – alt av protokoller og dokumenter ligger der lagret og tilgjengelig. Også deltakerne i hovedstyret har tilgang, men der ligger litt arbeid i omstillingen da det er mye nytt å sette seg inn i. Men, vi gjør det for framtidige Fram, og fremtidige generasjon. Målsettingen til hovedstyret er at alle i løpet av året skal være fullt inne i bruken av Klubbkontor, sier han.

Jøssang er sikker på at Klubb og Klubbkontor vil være svært nyttig for flere idrettsklubber og foreninger, og anbefaler det sterkt.

- Klubbkontor dekker behov som ikke alle klubber og foreninger ikke vet de har. Jeg har litt erfaring med å være daglig leder i klubb, og jeg synes det bør være en målsetting for alle idrettslag å gjøre klubbarbeidet mest mulig rolleavhengig. Der har Atea løsninger som gjør det enklere og dekker behov som ikke alle ser.

Behovene er at ting skal ligge lett tilgjengelig for de som styrer, i tillegg at kommunikasjonen skal være transparent. Det blir mer og mer krav i idretten, og med tanke på overskriftene som har vært siste månedene, er dette med åpenhet og sporbarhet i kommunikasjonen viktig.

Han mener at løsningen med klubbkontor er en løsning som ivaretar nettopp dette, og ikke minst tilgjengelighet. Når Jøssang treffer likesinnede i klubbmiljøet med like roller, prater de mye om klubbhverdagen. Han vil helt klart anbefale løsningen.

- Jeg synes det er viktig at vi i idretten hjelper hverandre. Vi er i konkurrenter på banen, men utenfor er vi kollegaer. Løsningen dekker våre behov – behov som er like andre idrettslag sine, sier Jøssang.

- I Klubbkontor ”gullet” ligger

Kjetil Bakke er IT-sjef i Norges Idrettsforbund, og har jobbet tett sammen med Atea i utviklingen av Klubb og Klubbkontor.

- Atea og NIF inngikk i 2014 en langsiktig avtale hvor Atea Rapid er «grunnmuren» i idrettens samhandlingsplattform IdrettsKontor. Løsningen omfatter blant annet intranett, dokumentarkiv, styre- og prosjektportal. I et tett og nært samarbeid forvaltes løsningen av Atea og driftes av NIF-IT, sier han.

Hvilken verdi har Klubb og Klubbkontor for klubbene?

- Dersom idrettslaget har planer i retning av en samhandlingsplattform, anbefaler NIF-IT at man ser nærmere på løsningen Atea Klubb. Klubbkontor samler idrettslagets dokumentarkiv og viktige protokoller/referater, og gjør det tilgjengelig for kommende tillitsvalgte/generasjoner på en moderne teknologiplattform.

Bakke forteller at fordelen ved denne løsningen er at dersom hele klubb-Norge hadde ligget på én løsning, så kunne man levert en mye bedre informasjonsflyt.

- Sammenhengen mellom det å kunne sitte på innsiden av idrettskontor (løsning for de ansatte) og distribuere informasjonen til alle idrettens organisasjonsledd vil være nyttig for klubber, særforbund og idrettsråd, sier han.

Bakke mener det er i Klubbkontor ”gullet” ligger – en publiseringsløsning tilpasset intranettdelen. Utfordringen er å få alle til å bruke intranett på en annen måte enn tidligere, spesielt når det gjelder frivillighet.

- Idretten er ikke styrt som et konsern, alle kan velge fritt om man ønsker å bruke systemene. Det medfører at funksjonalitet og enkelhet må være god, samtidig som man må jobbe med å inspirere idrettslagene.

Om Atea Klubb og Klubbkontor:

  • Atea har hatt Norges Idrettsforbund som kunde i mange år. Etter store utfordringer knyttet til intern samhandling i forbund og særbund startet utviklingen av Atea Klubb og Klubbkontor høsten 2014.
  • Det ble først laget en løsning for å forbedre den interne samhandlingen mellom NIF og alle særforbundene – et intranett basert på Atea Rapid Signage, en standardisert og skybasert kommunikasjonsløsning, levert som en tjeneste.
  • De ble utfordret på å gjøre det samme ut mot klubb-Norge, hvor første fase var å lage offentlige hjemmesider for klubber og foreninger (Atea Klubb).
  • Klubbkontor er basert på kjernesystemet «min idrett». Grunnideen er å hjelpe frivilligheten i klubber til å jobbe mer effektivt.
  • Atea er eneste selskapet som har mulighet til å ha en motor i bakhånd som kan utplassere alt opp i skya, som de vant en pris for på en partnerkonferanse i Toronto.
  • Atea eier løsningen, men NIF har stort eierskap, som Atea føler gir dem en stor merverdi for kundene.
Norges Idrettsforbund
Atea.no oppfattes bedre hvis du oppdaterer nettleseren din. Her finner du en ny versjon av Internet Explorer