Hvor smart er din print- og kopiløsning?

2016-04-29

Print- og kopiinfrastrukturen innebærer ofte store og uoversiktlige kostnader, og det papirløse samfunn ser ut til å være et stykke unna. Er din infrastruktur tilpasset dagens arbeidsmåter?

Hilde Kristoffersen
Hilde Kristoffersen Forretningsskribent og foredragsholder

Vi så for oss et papirløst samfunn, men de fleste har konkludert med at det i beste fall er svært lenge til. I mellomtiden kan vi glede oss over at det er stor utvikling på print og kopi-området og stadig nye muligheter for en enklere, mer kostnadseffektiv og praktisk hverdag.  

Kopimaskiner, multifunksjonsmaskiner og printere er for mange et uoversiktlig område. Vi bestiller ark fra en leverandør, service fra en annen og blekk fra en tredje. Dermed kan det være utfordrende å få oversikt over de reelle, totale kostnadene.  Hadde det ikke vært kjekt å få EN samlefaktura på alt?

Sniffer seg fram til besparelser

Har du kontroll på dine utskifter? Vet du eksempelvis hvor mange utskrifter som gjøres i din virksomhet hver måned? Hvert år? De fleste har ikke det, og tidligere var dette krevende å få til.

Det er mange små knep du kan ta for å redusere kostnadene. Har dere standardisert på tosidig print? På sort/hvitt? Dette er helt enkle grep som reduserer kostnadene dine og sparer miljøet. En vinn – vinn altså.

Undersøkelser viser at kun ca. 2 % av alle utskrifter gjøres på A3. Dermed er det tvilsomt om alle maskinene må kunne gjøre denne operasjonen. Likevel betaler forbausende mange for å ha denne muligheten, på alle kopimaskinene, multifunksjonsmaskinene og printerne.

Ved hjelp av et sniffeverktøy kan du finne ut mye om din print og kopi-infrastruktur; forbruk fordelt på hver enhet, hvilken type utskrift (A3/A4) som er printet når, osv. En virksomhet som satt ut sniffeverktøyet i en periode på noen uker avdekket blant annet 30 printere som ikke var i bruk i det hele tatt i løpet av perioden, og at alle printerne kunne skrive ut A3 (alt for høyt tatt i betraktning av kun 2 prosent av behovet er A3). Her var det store muligheter for besparelser ved å optimalisere infrastrukturen. De større analyseselskapene har konkludert med at mange kan spare opptil 25 prosent bare på å optimalisere infrastrukturen. Dersom du i tillegg optimaliserer utskriftene, og forbedrer arbeidsflyten kan besparelsen være opp mot 75 prosent. Er det slik hos deg også? Verdt å sjekke ut … 

Jakten på riktig toner

Vi har vel alle opplevd å trykke på «skriv ut», storme bort til skriveren for å hente den viktige utskriften som skal brukes umiddelbart, bare for å oppdage at toneren er tom. Du må notere navn og nummer, gå til rekvisitarommet og lete etter akkurat den versjonen din printer trenger. Du finner et titalls andre varianter, men ikke din.

Sånn er det når bestillingsrutiner er manuelle. Vi er mennesker, vi glemmer å bestille, eller vi blir syke og får ikke gjort det.

Men nå er det mulig å gjøre alle printere og kopimaskiner/multifunksjonsmaskiner fjernovervåket og bestillingsrutinene automatisert. Det er dermed ingen fare for å gå tom for toner.

Følg meg

Og selvsagt følger printen din deg dit du er (innen rimelighetens grenser, den blir ikke med på ferie…). Trykk «skriv ut» fra den enheten du til enhver tid bruker. Deretter går du til den nærmeste utskriftsenheten, trekker kortet ditt og din utskrift kommer sporenstreks ut i ønsket format og farge. Dette er trygt; utskriften ligger ikke synlig for andre før du kommer. Det er raskt; du kan printe på nærmeste enhet. Og det er behagelig; du trenger ikke legge inn navn og nummer for hver utskriftsenhet i infrastrukturen og huske hvilken som er lokalisert hvor.

Atea Smart Print reduserer kostnadene og gir deg kontroll og forutsigbarhet

  • Administrasjon av printere og kopimaskiner/multifunksjonsmaskiner
    Inkludert proaktiv service og automatisk rekvisitabestilling. Danner grunnlag for statusrapporter.
  • Analyse av eksisterende maskinpark
    Rapport som grunnlag for en fremtidig print- og kopistrategi.
  • Kundeportal
    Tilgang til en oversikt over din virksomhets utskriftsenheter, gjenværende tonernivå i tonerkassettene, feilstatus o.l.
  • Automatisk rekvisitabestilling
    Automatisk levering av rekvisita (unntatt media/papir og stifter) til utskriftsenheter ved behov.
  • Service og support
    Single Point of Contact (SPOC) for henvendelser vedrørende service og support.