2019-05-28

Det digitale kaoset

Det er innkalt til et møte, hvor det må finnes en løsning på et problem, utvikles forretningsmuligheter eller planlegges rundt et større eller mindre prosjekt. Møtet har knapt startet før den første utfordringen dukker opp.

Møtelokalets utfordringer

Det er en fin tavle i rommet, men den svarte pennen viser seg å være helt tørr, og den røde pennen inneholder akkurat nok farge til å skrive overskriften utydelig. I møterommet ved siden av er det heller ikke napp. Der er det kun en lurvete, skitten klut til tavlen, hvor man uten hell har forsøkt å fjerne en plantegning som er laget med en permanent markør. Resepsjonen har gått tom for penner, og en pakke fra kontorforsyningen leverer først om 2–3 dager.

Allerede nå er du som møteleder utfordret, og de første 10 minuttene av møtet har allerede gått med til å finne alternativer. Heldigvis har en kreativ sjel lastet ned en app til nettbrettet sitt, som nå er forfremmet til tavle, og møtet kan fortsette til tross for at det nå er 5 personer som sitter rundt en 9-tommers skjerm på bordet. På slutten av møtet må tegningene fra det lille nettbrettet deles, og papirnotatene må kopieres og alt må sendes til alle deltakere.

Har du fått alt innholdet?

Det tar noen dager, og du har mottatt en e-post, men notatene mangler og tegningen er i PDF-format. Endringene du vil gjøre, betyr at du nå er tvunget til å lage din egen kopi av tegningen med endringer, så det er mer eller mindre som å starte helt fra bunnen av.

Trenger jeg å fortsette? Kjenner du igjen situasjonen? Jeg tror de fleste av oss har opplevd hvordan helt lav-praktiske problemer tapper oss for en del av den energien og fokuset som skal holde deg og din bedrift sylskarp og i forkant av bransjen.

Den nye måten å jobbe på kalles WebEx Teams

Tenk deg at før møtet har du samlet arbeidsgruppen virtuelt, at de nødvendige filene har blitt delt ut på forhånd, og du har laget en skisse som brukes i møtet og alle deltakerne har jobbet med det på forhånd.

Forestill deg at du går inn i møterommet og blir ønsket velkommen av en tavle som omfatter hele arbeidsgruppen, felles filer og tegningen kommer opp på den store skjermen. Da kan du raskt komme i gang som en gruppe. Selv om en av deltakerne er hjemme på grunn av et barns første sykedag, kan møtet fortsatt gjennomføres, fordi skjermen også kan brukes til videokonferanser i tillegg til å være tavle og presentasjonsskjerm.

Du vil ikke legge merke til om det brukes penn eller bare menneskehetens eldste og viktigste verktøy, fingrene, fordi hele møteflyten bare kjører uforstyrret av lav-praktiske og tekniske problemer.

Når møtet er ferdig, er tegningen, referatet og alle andre ting som diskuteres, allerede lagret og delt med arbeidsgruppen, og alle er klare til å arbeide med oppgaven etterpå.