Stavanger kommune

Stavanger kommune er Norges tredje største kommune, med et innbyggertall på cirka 122 000 personer. Med sin plassering på Rogalandskysten har den i flere hundre år vært et av landets største handelssentre, spesielt innen fiskerinæringen. I de siste tiårene har Stavanger kommune, hvor Norges største energiselskap har sitt hovedkontor, vært det viktigste senteret for den norske olje- og gassvirksomheten til havs.

 

De om lag 9000 kommunalt ansatte jobber innen økonomi, drift, utdanning, byplanlegging og mange andre former for offentlig tjenesteytelse. Selv om administrasjonen og flere av de store etatene i kommunen er samlokalisert, har kommunen ytterligere 400 kontorer rundt om i byen og distriktet. IT-staben har ansvar for til sammen 7500 datamaskiner på disse forskjellige stedene.
Med en så stor og spredt arbeidsstokk sto IT-medarbeiderne overfor utfordringen det er å skulle ivareta sikker administrasjon av PC-er og samtidig gi de ansatte tilgang til verktøyene og informasjonen de trenger. I nesten ti år har organisasjonen benyttet Novells Netware-programvare for nettverksoperativsystemer, sammen med operativsystemet Windows XP på sine PC-er.

 

– En av de største vanskelighetene vi sto overfor, var at ansatte var satt opp med administratorrettigheter på sine lokale maskiner. Dette forårsaket hyppige brukerinitierte problemer, som ble tidkrevende å feilsøke og løse i en så pass stor arbeidsstyrke, sier Stein Ivar Rødland, IT-sjef i Stavanger kommune. Ansatte lastet ofte ned programmer og programtillegg som ikke var i samsvar med vedtatte retningslinjer, og som kom i konflikt med applikasjonene de brukte i sitt daglige arbeid

 – Med vår eksisterende infrastruktur var det vanskelig å standardisere brukerkonto- og nettverksinnstillinger for å sikre at reglene ble fulgt. Vi måtte hele tiden levere reaktiv brukerstøtte på stedet for å fikse problemer på individuelle PC-er, noe som gjorde at vi ikke fikk nok tid til å fokusere på større strategiske oppgaver.

 

Organisasjonen benyttet Novell eDirectory for å spore brukerprofildata og administrere tilgangen til fellesressurser. Problemet for IT-lederne var at denne teknologien, selv om den generelt hadde vist seg å være pålitelig, ikke hadde noe intuitivt grensesnitt eller brukervennlige verktøy. Den var heller ikke kompatibel med vanlige nettverksadministrasjons-konsoller, noe som hemmet arbeidet med å oppdage potensielle trusler og raskt å tilpasse katalogtjenesten til skiftende virksomhetskrav. Dessuten lot den seg ikke synkronisere med organisasjonens bærbare maskiner, slik at det oppsto et sikkerhetshull som Rødland og andre var svært opptatt av å få eliminert.

 

I tillegg til å redusere behovet for brukerstøtte, tilrettelegge for større IT-effektivitet og minimere trusler mot nettverkssikkerheten, ønsket ledelsen å gi medarbeiderne verktøy som kunne forenkle de daglige arbeidsoppgavene og maksimere produktiviteten fra flere arbeidssteder. Ett av tiltakene som ble vurdert, var muligheten til å migrere fra IBM Lotus Notes.

 

– Medarbeiderne våre ønsket seg et system for e-post og deling av dokumenter som var mer velkjent og fleksibelt. Spesielt våre mobile brukere ønsket seg en mer robust arbeidssituasjon når de jobbet via en nettleser eller frakoblet, slik at det ble lettere for dem å arbeide på reiser, forteller Rødland.

 

IT-staben undersøkte også hvordan de best kunne gi ansatte som jobbet utenforarbeidsplassen, enklere tilgang til fellesfiler og applikasjoner.

 

Rødland og medarbeiderne hans lette etter en løsning som kunne bidra til å styrke overholdelse og sikkerhet, forenkle arbeidsrutiner og støtte økt produktivitet. I evalueringsperioden understreket ledelsen viktigheten av å standardisere kommunens teknologiske infrastruktur for å redusere de langsiktige kostnadene.

 

Som del av et større prosjekt for å basere IT-miljøet på Microsoft-løsninger, valgte Stavanger kommune å oppgradere sitt operativsystem fra Windows XP til Windows 7 Enterprise.
– Da vi så nærmere på hvilke behov vi hadde, slik som bedre kontroll over PC-ene våre, enklere administrasjon og muligheter til å forbedre produktiviteten, havnet vi på Windows 7 som fundamentet for å oppnå disse målene, sier Rødland.

 

Med assistanse fra Microsoft-partneren Atea begynte organisasjonen å rulle ut Windows 7 til 3000 ansatte i mai 2010. Planen er å fullføre utrullingen av Windows 7 til om lag 3800 ansatte innen utgangen av 2010, og til ytterligere 4000 ansatte i løpet av 2011.

 

I tillegg er IT-staben i Stavanger kommune i ferd med å ta i bruk operativsystemet Windows Server 2008 R2 med Active Directory-domenetjenester, som en erstatning for nåværende Novell Netware og Novell eDirectory. De har også valgt å gå over fra IBM Lotus Notes til e-postverktøyet og gruppevaren Microsoft Exchange Server 2010. Stavanger kommune har valgt Microsoft System Center Configuration Manager 2007 som standardløsning for distribusjon av all programvare til datamaskiner i kommunens nettverk.

 

IT-staben utnytter de forbedrede mulighetene i Windows 7 til å standardisere PC-konfigurasjoner slik at de får bedre kontroll over sine stasjonære PC-er. – Da vi tok i bruk Windows 7, oppdaget vi at det ble mye enklere å opprette og administrere PC-imager, slik at vi kunne oppnå større ensartethet i hele nettverket, sier Rødland.

 

I tillegg benytter staben funksjonen User Account Control for å administrere distribusjon av tilgangsrettigheter til forskjellige grupper i organisasjonen.

 

– Nå har vi ikke lenger en situasjon der alle ansatte som standard har lokale administratorrettigheter og kan installere programvare eller endre innstillinger som de lyster, sier Rødland.

 

Staben kan også bruke funksjonene i Windows 7 til å anvende ytterligere gruppepolicyinnstillinger for å oppnå forbedret revisjon og kontroll. Dette hjelper Rødland og medarbeiderne hans med å identifisere og håndtere spørsmål om overholdelse på en mer proaktiv måte.

 

IT-staben planlegger å utnytte slike innebygde sikkerhetsfunksjoner i Windows 7 som BitLocker-teknologi for stasjonskryptering, for å styrke beskyttelsen av virksomhetsdata og teknologieiendeler. BitLocker muliggjør full stasjonskryptering for bedre beskyttelse av passord, dokumenter og andre kilder til sensitiv virksomhetsinformasjon. Rødlands stab kan styrke denne databeskyttelsen ytterligere ved å implementere de strenge funksjonene for autentisering og tilgangskontroll som tilbys gjennom tjenesten Active Directory. Når IT-medarbeiderne får mulighet til å bruke flere typer sikkerhetsmekanismer for PC-er og mobilt datautstyr, samt få en samlet oversikt over nettverksaktivitetene, kan de administrere organisasjonens store, distribuerte miljø mer effektivt.

 

Stavanger kommune er også i ferd med å rulle ut fjernoppkoblingsløsningen DirectAccess til sine ansatte. Med DirectAccess kan fjernarbeidere raskt og enkelt koble seg til organisasjonens intranett, uten bryet med å måtte bruke et annerledes sett berettigelsesbevis for å koble seg til via en tradisjonell VPN-klient.

 

I de kommende månedene planlegger Stavanger kommune å knytte DirectAccess til Microsoft Forefront Unified Access Gateway. Dermed vil ressurser som er utformet for å støtte sikkerhetsprotokollen IPv4 i et nettverksmiljø, kunne brukes til å støtte IPv6-standarden.

 

Det forbedrede brukergrensesnittet i Windows 7, herunder Windows-oppgavelinjen, gjør at ansatte i alle avdelinger kan bytte raskere mellom applikasjoner og utføre sine daglige arbeidsoppgaver lettere. Ved å bruke de avanserte søkefunksjonene i Windows 7 kan de ansatte også finne informasjon raskere. Og ved å erstatte IBM Lotus Notes med Microsoft Exchange Server 2010 og Microsoft Outlook 2010 for e-postbehandling og samarbeid, har de ansatte nå tilgang til brukervennlige verktøy for å administrere e-postmeldinger og tidsplaner samt dele dokumenter.

 

Ved å ta i bruk Windows 7 Enterprise har det blitt mulig for Stavanger kommune å administrere sitt miljø av stasjonære PC-er på en sikrere måte, og de har fått verktøy som forbedrer produktiviteten blant de ansatte. I tillegg har organisasjonen, ved å rulle ut Windows 7 sammen med Windows Server 2008 R2, Active Directory-domenetjenester og Microsoft Exchange Server 2010, fått en mer kompatibel og fleksibel IT-infrastruktur.

 

Ved å benytte innebygde verktøy i Windows 7 for å standardisere PC-konfigurasjoner, få bedre styring på distribusjonen av administratorrettigheter og oppnå strengere databeskyttelse på lokale maskiner, har Stavanger kommune styrket sikkerheten i hele nettverket. Takket være avanserte teknologier, som BitLocker og nye gruppepolicyalternativer i Windows 7, sammen med Windows-administrasjonsverktøyene i Active Directory, er organisasjonen nå bedre rustet mot en rekke sikkerhetstrusler. I tillegg er den nå bedre i stand til å overvåke at retningslinjene for bruk av programvare overholdes. – Med Systems Center Configuration Manager 2007 har vi nå bedre oversikt over hvor mange PC-er vi har på forskjellige steder, og er bedre i stand til å spore programvareoverholdelse på alle disse maskinene, sier Rødland.

 

Fordi IT-staben har grundigere og mer detaljert kontroll over tilgangsrettigheter, er ansatte mindre tilbøyelige til å laste ned programvare som kan komme i konflikt med kritiske forretningsapplikasjoner og dermed gi langsommere ytelse og ustabilitet i systemet. Resultatet av dette er at Rødland og medarbeiderne hans har opplevd en dramatisk nedgang i forespørslene om brukerstøtte. Rødland forventer at staben hans vil spare tid på å behandle færre henvendelser fra ansatte.

 

– Når vi sparer tid hver uke på administrative oppgaver og brukerstøtte, vil vi fokusere på å yte raskere service til ansatte og gå videre med andre prosjekter, deriblant å utvide vår utrulling av andre Microsoft-teknologier, sier han.

 

Færre tilfeller av applikasjonskonflikter på lokale maskiner har ført til bedre systemytelse og forbedret samarbeid mellom de ansatte. Ved å utnytte forbedringer i Windows 7, som for eksempel effektive søkefunksjoner, og ved å utvide bruken av teknologier som fungerer godt sammen, forventer kommuneledelsen i Stavanger ytterligere produktivitetsøkninger blant de ansatte. – Windows 7 har virket som en katalysator for å øke produktiviteten, og gjør det mulig for IT-staben og hele organisasjonen å tilpasse seg skiftende behov raskere, avslutter Rødland.

 

 

Om kunden Stavanger kommune er den fjerde største kommunen i Norge. Kommunen sysselsetter 9000 ansatte, som leverer tjenester til byens 122 000 innbyggere   Programvare og tjenester Windows 7 Enterprise Microsoft Server-produkter − Windows Server 2008 R2 − Microsoft Exchange Server 2010 Teknologier − BitLocker-kryptering − Active Directory-domenetjenester